Optionen zur Datensatzerstellung: Die Datensichtbarkeit wird mittels Teams in Act! organisiert – wie aber setzen Sie das richtige Team direkt bei der Neuanlage?

Optionen zur Datensatzerstellung in Act!

Mittels Teams organisieren Sie in Act! die Sichtbarkeit der Datensätze für die verschiedenen Act! Benutzer. Wechselt ein Anwender den Zuständigkeitsbereich so müssen Sie in Act! diesen nur dem entsprechenden Team zuordnen und aus dem bisherigen Team herausnehmen und schon bekommt dieser die entsprechenden Firmen, Kontakte, Gruppen und Verkaufschancen angezeigt.

Weitere Hintergründe zu diesem Thema finden Sie in den folgendne Beiträgen:

Act! Teams – Der effektive Nutzen

Vertriebsorganisationen mit Teams in Act!

Sie haben nun ihre Teams angelegt, alle Act! Anwender den entsprechenden Teams zugeordnet sowie die Zugriffsberechtigung auf Datensatzebene gesetzt. Wie verhält sich das System aber bei Neulage eines Datensatzes? Wer darf den neuangelegten Kontakt sehen? Wer sollte ihn sehen? Hierzu müssen Sie sich erst Gedanken machen: Wie soll zukünftig die standardmäßige Sichtbarkeit von Datensätzen wie Kontakten, Firmen und Gruppen bzw. Verkaufschancen aussehen?

Act! bietet Ihnen hier Möglichkeiten dies individuell zu konfigurieren. Unter dem Menüpunkt Extras | Einstellungen … können Sie diese setzen. Rufen Sie die Konfiguration über den genannten Menüpunkt auf und wechseln dann auf den Reiter Starteinstellungen. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche “Optionen für die Datensatzerstellung“. Es öffnet sich ein weiterer Dialog.

Die Auswahlliste bietet Ihnen jeweils die Optionen

• Öffentlich
• Privat
• Einschränken

Falls Sie die Option “Einschränken” auswählen können Sie über die Schaltfläche “Benutzer/Teams auswählen” rechts weitere Einstellungen vornehmen. Wählen Sie nun für die neuanzulegenden Kontakte, Firmen, Gruppen und Verkaufschancen die Teams bzw. Benutzer aus, für welche die Zugriffsberechtigung gesetzt werden soll. Ist der Act! Benutzer dieses Arbeitsplatzes zum Beispiel dem Team Vertrieb Süd zugeordnet, so wählen Sie auch dieses Team aus. Sie können auch mehrere Teams auswählen. Entscheidt sich die Zuständigkeit erst zu einem späteren Zeitpunkt, so wählen Sie die Option Öffentlich und setzen dann die Zugriffsberechtigungen individuell.