Excel-CRM und der Datenschutz
Zu Beginn einer Selbstständigkeit wird gerne improvisiert. Dies betrifft auch das Kundenmanagement. Man schreibt alles in ein Notizbuch oder verwendet hilfsweise die Tabellenkalkulation Microsoft Excel, da man Word sowieso als Textverarbeitung hat und Excel im entsprechenden Officepaket für etwa 11 Euro netto im Monat enthalten ist. Bis der anfängliche Kundenstamm die Selbstständigkeit trägt, wird gern an allen Ecken und Enden gespart.
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt am 25. Mai 2018 vollumfänglich in Kraft. Spätestens ab diesem Tag müssen Sie die in der DSGVO vorgegebenen Regeln zum Datenschutz befolgen.
Ein auf Excel basierendes CRM Marke Eigenbau erfüllt bestenfalls die absoluten Grundanforderungen an ein CRM. Bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung tun Sie sich mit einem Excel-CRM schwer.
Mit Act! steht Ihnen eines der weltweit beliebtesten CRM-Systeme zur Verfügung. Es ist einfach und intuitiv bedienbar und erlaubt Ihnen, alle Daten zu Ihren Kunden, Ihre komplette Kundenkommunikation und die Angebots- und Auftragshistorie zentral zu sammeln. Sie können aus Act! heraus Marketingkampagnen fahren und automatisiert die Reaktion der Kunden auswerten. Mit dem in Act! enthaltenen Berichtswesen bekommen Sie detaillierten Einblick in Ihre Vertriebstätigkeit. Zugriffsrechtemanagement und Verschlüsselung bieten die perfekte Grundlage für ein CRM, das mit der Datenschutz-Grundverordnung konform geht. Und das Beste: Act! ist preislich für Sie sehr attraktiv. Schon ab 22 Euro netto pro Monat bei jährlicher Bezahlung bekommen Sie mit Act! Premium eine hervorragende und ausgezeichnete CRM-Lösung.
Im Folgenden legen wir Ihnen die Grundzüge der Datenschutzgrundverordnung dar und zeigen Ihnen die diesbezüglichen Vorteile von Act! gegenüber einem Excel-CRM auf. Wir meinen: Betrachtet man Leistungsfähigkeit, Preis und die Vorzüge in Sachen Datenschutz, dann gibt es keinen Grund, der für ein Excel-CRM spricht. Aber viele für ein CRM mit Act!!
Die sechs Grundprinzipien der Datenschutzgrundverordnung
Sie lauten:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
- Zweckbindung
- Datenminimierung
- Richtigkeit
- Speicherbegrenzung
- Integrität und Vertraulichkeit
Auskunftsrecht
Das Prinzip der Transparenz gibt dem Kunden das Recht, Auskunft über alle auf ihn als Person bezogenen Daten, die Sie über ihn gespeichert haben, von Ihnen zu erhalten. In Act! finden Sie all diese Daten zentral in seinem Kontaktdatensatz. Ein solches Auskunftsersuchen ist für Sie entsprechend einfach händelbar.
Excel ist hingegen nicht auf die zentrale Sammlung aller Daten zu einer Person ausgelegt, da es ein Tabellenkalkulationsprogramm ist. Entsprechend verteilen sich im Fall des Falles die Daten zu einer Person über viele Dateien, und Sie müssen die Daten von Hand zusammensuchen.
Recht auf Vergessenwerden
Dasselbe gilt für das in der DSGVO zentrale Recht auf Vergessenwerden, das aus Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung folgt. Der Kunde hat das Recht, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden, falls der Zweck entfällt. Soweit eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung dem nicht entgegensteht.
Dies ist nicht nur ein Recht des Kunden, sondern auch Ihre Pflicht. Sie müssen von sich aus personenbezogene Daten löschen, sofern diese Bedingung erfüllt ist.
Mit Act! können Sie einer Aufforderung und Pflicht zur Löschung mit wenig Zeitaufwand nachkommen, mit Excel-CRM kann dies einen zeitaufwendigen Arbeitsprozess erfordern.
Zugriffsbeschränkung und Datensicherheit
Das Prinzip der Integrität und Vertraulichkeit verlangt von Ihnen, dass die Daten sicher vor dem Zugriff durch unbefugte Personen sind. Dies sind nicht nur Außenstehende, sondern betrifft auch Mitarbeiter Ihrer Firma, die nichts mit diesem Kunden zu tun haben. Exceldateien kennen keine Zugriffsberechtigungen und sind nicht sonderlich benutzerfreundlich in Hinblick auf die Verschlüsselung.
Act! hingegen verschlüsselt automatisch seine Datenbank und kennt ein Benutzerrechtesystem für Datensätze und Datenfelder. Damit bringt Act! alles mit, was Sie benötigen, um den Anforderungen an Zugriffsbeschränkung und Datensicherheit gerecht zu werden.
Exceldateien bekommen zudem gerne Füße: Sie sind schnell und spurlos kopiert und lassen sich einfach mitnehmen. Ihre Act!-Datenbank lässt sich nur mit entsprechenden Zugriffsrechten kopieren, und auch dann benötigen Sie für die Datenbank geeignete Benutzerrechte, um auf die Daten zugreifen zu können. Sonst haben Sie nur eine große Datei, deren Inhalt Sie nicht lesen können. Und ein Datendieb eben auch nicht.
Sie möchten mehr erfahren?
Sie haben Fragen zur Datenschutzgrundverordnung und möchten wissen, wie Act! Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt? Sie wollen mehr über die Möglichkeiten von Act! erfahren? Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie online einen Termin, wir beraten Sie gerne!
Testen Sie in unserem Quiz, ob Sie wichtige Fragen rund um die europäische Datenschutzgrundverordnung bereits beantworten können.