Welche Vorteile bringt die Verwendung von Tätigkeiten?

Bei Tätigkeiten handelt es sich um Aktivitäten die in Zusammenhang mit einem Kontakt und/oder einer Firma stehen. Act! erinnert Sie an Ihre geplanten Aktivitäten, so dass kein Kundenkontakt in Vergessenheit gerät. Durch das Arbeiten mit Aktivitäten und das Erledigen dieser in Act! ensteht eine Historie als Protokoll über die durchgeführten Tätigkeiten. Dies wiederum hat den Vorteil, dass jeder berechtigte Benutzer diese Informationen zu einem Kunden sehen kann und so über die komplette Kundenhistorie informiert ist.

Kurz zusammengefasst: Aus den Tätigkeiten können Sie Historien erstellen sowie Wiedervorlagen/Nachfasstätigkeiten. Diese können Sie auch für Kollegen planen, falls ein anderer Act! Anwender den nächsten Kundenkontakt übernehmen soll. Somit erreichen Sie eine durchgängige und vollständige Darstellung der Kunden-Kontakt-Historie.

Manche Geschäftsprozesse erfordern sich ständig wiederkehrende Aktivitäten.

Was ist eine wiederkehrende Tätigkeit? Bei einer wiederkehrenden Tätigkeit handelt es sich um eine Tätigkeit, die regelmäßig an einem bestimmten Tag und/oder zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden soll.

Wiederkehrende Tätigkeit planen

Sollten Sie mit den Act! Terminen nicht so sehr vertraut sein, so lesen Sie sich bitte zunächste die Einführung dazu durch: Details zu Act! Tätigkeiten

Die Detailschritte zum Planen wiederkehrender Tätigkeiten:

Schritt 1: Planen Sie wie gewohnt die Tätigkeit

Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld Tätigkeit planen auf die Registerkarte Wiederholung.

Schritt 3: Wählen Sie eine Option für die Häufigkeit:

– Einmal
– Täglich
– Wöchentlich
– Monatlich oder
– Jährlich

Schritt 4: Je nach Option wählen Sie aus, wie oft die Tätigkeit stattfinden soll

Schritt 5: Nun wählen Sie in der Kalenderauswahl das Startdatum aus.

WICHTIG: Wählen Sie mithilfe der Kalenderauswahl das Enddatum aus. Wiederholgungstätigkeiten ohne Endatum machen Ihre Act! Datenbank sehr langsam, denn es werden im Hintergrund Temine in die endlose Zukunft geplant. Je Wiederholung hat irgendwann ein Ende, auch Geburtstagserinnerungen enden irgendwann.  Act! bietet Ihnen zwar die Option “Kein Enddatum”, aber bitte verwenden Sie dieses aus Performancegründen nicht.

Wiederkehrende Tätigkeit beenden

Haben Sie versehntlich eine Tätigkeit als Wiederholung geplant oder ergibt sich die Beendigung dieser Wiederholung aus einer anderen ursache, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Details zu einer Aufgabe mit einem Doppelklick auf eine Tätigkeit auf der Registerkarte Tätigkeiten, im Kalender, Cockpit für Tätigkeiten oder in der Aufgabenliste
• Wählen Sie auf der Registerkarte Wiederholung die Option Einmal und klicken Sie auf OK.
• dann wählen Sie Alle Termine bearbeiten und klicken auf OK.
• Somit werden alle zukünftigen Tätigkeiten werden gelöscht.

Sie haben schon einige Wiederholungstätigkeiten ohne Enddatum geplant und nun Performanceprobleme mit Ihrer Act! Datenbank? Dann wenden Sie sich an uns, wir können Ihnen helfen.