Immer wieder kommt es vor, dass ein Kontakt mit dem Sie in gutem Kontakt sind die Firma wechselt. Nun möchten Sie auch zukünftig mit ihm in Kontakt bleiben und deshalb die bisherige Kundenkommunikation nicht verlieren. Wie bildet man einen solchen Wechsel in Act! ab?

Kontakt wechselt die Firma

Zunächst muss gesagt werden: es gibt keine Standard-Lösung, es kommt immer auf Ihre Geschäftsabläufe an. Act! bietet Ihnen verschiedene Wege diesen Wechsel abzubilden. Hier schließen wir den Fall aus, dass der Kontakt in den Ruhestand geht und aus dem Arbeitsleben ausschneidet. In diesem Fall können Sie einfach den Kontaktstatus entsprechend setzen.

Anlegen einer Kontaktkopie

Eine Möglichkeit ist das Anlegen einer Kopie des Kontaktes. Für den bisherigen Kontakt setzen Sie zum Beispiel den Kontaktstatus “Firma verlassen”. Die neuen Kommunikations- und Firmendaten speichern Sie dann bei der Kopie. Somit haben Sie die Kontakthistorie nicht verloren und könnten im Bedarfsfall nachschauen.

ABER VORSICHT: somit bekommen Sie unter Umständen sehr viele Duplikate und wie schnell hat man eine Information beim falschen Kontakt hinterlegt. Es gibt bessere Lösungen.

Darstellung des Wechsels über Firmenzuordnung

In Act! können Sie einen Kontakt mehreren Firmen zuordnen und einen direkten Link pro Kontakt zu einer Firma darstellen. Unser Vorschlag: Sie lassen den Kontakt bestehen, ordnen diesen der bisherigen Firma zu und verlinken zur neuen Firma. Die Kommunikationsdaten wie Adresse, Telefonnummer und Email aktualisieren Sie natürlich, denn die beisherigen verlieren ja an Gültigkeit.

Somit bleiben die bisherigen Informationen beim Kontakt und Sie legen keine Duplikate an. Sobald sich dieser Kontakt bei Ihnen meldet oder Sie ihn kontaktieren, sehen Sie sofort die Kundenhistorie. Diese gehört ja tatsächlich zum Kontakt, auch wenn er nun bei einer anderen Firma arbeitet. Über den Firmelink sehen Sie den aktuellen Arbeitgeber und über den Reiter Gruppen/Firmen die bisherigen Firmen, für welche er schon gearbeitet hat. Die Zugehörigkeit können Sie auch über die Beziehungen/Rollen abbilden.

Um den Zeitpunkt des Firmenwechsels nicht zu verlieren können Sie beispielsweise eine Noitz erfassen. Aber auch einen Historientyp “Firmenwechsel” erstellen und den Wechsel über einen Eintrag in den Historien dokumentieren.