Outlook Kontakte in Act! übernehmen

Thema dieses Beitrages: Kontaktdaten aus Outlook in Act! übernehmen

Sehr oft bekommen wir diese Frage gestellt: Wie kann ich meine Outlook Kontakte sinvoll in Act! übernehmen? Es gibt verschiedene Wege diese Übernahme zu lösen. Die verschiedenen Optionen hängen auch davon ab, wie gut Ihre Daten in Outlook gepflegt sind.[spoiler title=’Bidirektionale Synchronisation zwischen Act! und Outlook’ style=’orange’ collapse_link=’true’]Diesen Weg kann man gehen, aber wir raten davon ab. Grund für diesen Beitrag ist der Anruf eines Kunden, der ganau diesen Weg gegangen ist und nun damit viele seiner Kontakte in Act! damit dupliziert hat. Eine ausführliche Betrachtung wie so man die One-Way-Sync zwischen Act! und Outlook verwenden sollte können Sie in unsere Beitrag nachlesen.[/spoiler] [spoiler title=’Act! Standard-Import direkt aus Outlook’ style=’orange’ collapse_link=’true’]Ein möglicher Weg ist es die Kontaktdaten aus Outlook  direkt zu importieren. Unter dem Menüpunkt Datei | Importieren … rufen Sie den Import Assistenten auf. Auf der ersten Seite nach dem Willkommensschritt wählen Sie den Dateityp Outlook aus. Im nächsten Schritt können Sie noch bestimmen, ob Sie die Outlookdaten als Firmen, Kontakte oder Gruppen importieren möchten. Es besteht auch die Möglichkeit Kriterien für die Dublettenprüfung zu setzen.

[/spoiler] [spoiler title=’Export aus Outlook und Act! Standard-Import’ style=’orange’ collapse_link=’true’]Ein möglicher Weg ist es die Kontaktdaten aus Outlook  direkt zu importieren. Empfohlen wird der Export der Daten im csv-Format. Damit haben Sie auch noch die Option, die Daten in Excel nachzubearbeiten, vor diese dann in Act! importiert werden.  Dann können Sie die Daten mit dem Import-Assistenten unter dem dem Menüpunkt Datei | Importieren … importieren.

Die beiden genannten Möglichkeiten des Act! Importes haben keine Zusatzoptionen beim Import wie das Setzen von Standardwerten, Wenn … dann .. Optionen, Import nur von Datensätzen mit Inhalt und auch die Kategorisierung der importierten Kontakte lässt sich nicht automatisieren.

Wir empfehlen Option 2 oder 3 nu dann, wenn Sie Ihre Daten in Outlook gut gepflegt haben und keinerlei Standardwerte beim Import setzen möchten, oder die Kontakte anhand von Kriteiren kategorisieren möchten. In diesen Fällen empfehlen wir den vierten Weg.[/spoiler] [spoiler title=’TIPP: Export aus Outlook und Import in Act! mit der DATA|SUITE für Act!’ style=’orange’ collapse_link=’true’]Ein möglicher Weg ist es die Kontaktdaten aus Outlook  direkt zu importieren. Empfohlen wird der Export der Daten im csv-Format. Die DATA|SUITE für Act! bietet Ihnen für  den Datenimport sehr viele Stellschrauben und Möglichkeiten. Informationen zu DATA|SUITE für Act! lesen Sie in unserem Beitrag dazu.[/spoiler]