Von der Online Anfrage zum Kunden im CRM System Act!: Am Beispiel von unserem Shop möchte ich zeigen, wie man E-Mails vom Shop oder der Webseite automatisch in Act verarbeiten kann. Somit optimieren Sie Ihren E-Mail Workflow.

E-Mail Workflow für Act!

E-Mails vom Shop oder der Webseite automatisch in Act verarbeiten

Beispiel an Hand einer Support-Bestellung in unserem Shop

Über unseren Shop können Sie Act! und Addons für Act! sowie Dienstleistungen kaufen: Act! CRM und Addon Shop

• Sobald der Kunde einen Artikel bestellt, in unserem Fall Support-Stunden, wird eine E-Mail mit den Bestelldaten gesendet.
• Diese E-Mail wird von unserem Programm FETCH|IT verarbeitet.
• IMPORT|IT legt einen neuen Konatkt an oder aktualisiert diesen. In unserem Beispiel wird die vorhandene Support-Zeit mit der gekauften Zeit aktualisiert.
• Weiter kann IMPORT|IT in Act!
  • eine Verkaufschance anlegen.
  • eine Historie mit der E-Mail als Anhang erstellen.
  • den Kontakt in eine Gruppe legen (z.B. in die Gruppe “Support Kunde”).
  • den Kontakt dem entsprechenden Vertriebsmitarbeiter zuordnen.
• OUTREACH|IT wird durch die Gruppenzuordnung eine E-Mail an den Kunden und, wenn gewünscht, an den Vertriebsmitarbeiter versenden. Die E-Mail enthält dann entsprechende Informationen, wie z.B. die Rufnummer unter der der Kunde für den Support anrufen kann.
• Ruft der Kunde dann bei dieser Rufnummer an, so zeigt DIAL|IT mit einem Popup direkt an, ob oder wie viel und welchen Support der Kunde hat. So kann direkt mit dem Kunden-Support begonnen werden ohne, dass nochmals viele Fragen zum Support-Status des Kunden gestellt werden müssen.

FECHT|IT

FETCH|IT ist ein Modul unser DATA|SUITE: Es kann E-Mails von beliebig vielen Quellen mit unterschiedlichen Betreffs verarbeiten. Die E-Mail wird je nach Edition entweder alle 15 Minuten abgearbeitet, oder aber direkt bei Eingang der E-Mail in eine CSV-Datei umgewandelt. Auch eine angehängte CSV/Excel-Datei kann entsprechend verarbeitet werden.

IMPORT|IT

IMPORT|IT ist ein Teil unser DATA|SUITE. Hiermit können Sie, die mit FETCH|IT extrahierten Daten, in Act! importieren und auch bestehende Datensätze aktualisieren.

Je nach Version können Sie Kontakte und/oder Firmen anlegen oder aktualisieren, den Kontakt in eine Gruppe legen, eine Historie erstellen lassen, eine Verkausfschance anlegen oder den Kontakt/die Verkaufschance dem Vertriebsmitarbeiter zuordnen.

SERVICE|IT

SERVICE|IT ist das Modul, das Aufgaben der Module FETCH|IT und IMPORT|IT im Hintergrund als Windows-Dienst ausführt, ohne dass ein Benutzer bei Windows angemeldet sein muss.

OUTREACH|IT

Mit OUTREACH|IT können Sie E-Mail/Fax/Brief-Kampagnen zielgruppengenau durchführen. In unserem Beispiel kann auf Grund der Gruppenzuordnung “Support Kunde” nach einiger Zeit an diesen Kontakt eine weitere E-Mail mit Hilfe von Drip-Marketing versendet werden.

DIAL|IT

Mit DIAL|IT können eingehende Anrufe in Act! angezeigt werden. In einem Popup sehen Sie die zugehörigen Kontakt- und auch Zusatz-Informationen wie z.B. das Supportguthaben, die Supportart, oder der zuständige Außendienstmitarbeiter. Auch wird die Dauer des Anrufs protokolliert. Mit einer entsprechenden Telefonanlage wie z.B. mit der 3cx kann auch eine Aufnahme des Gesprächs an den Anruf angehängt werden.

Mit Hilfe von FECHT|IT kann man E-Mails vom Shop oder der Webseite automatisch in Act verarbeiten. Die anderen Programme helfen dem Vertriebs- und Support-Team, die Daten entsprechend weiterzuverarbeiten.