Datenarchivierung in Act! CRM: Sicht auf alte Kontakte über Zugriffsrechte einschränken und somit nicht mehr genutzte Daten archivieren.

Act! CRM und Datenarchivierung

In Act! hat man schnell eine anschauliche Zahl an Kontakten angesammelt, jedoch sind manche nicht mehr aktuell oder im Moment nicht relevant. Man will weiterhin die Informationen wie Historien und Notizen zu diesem Kunden behalten. Jedoch sollten diese Kontakte ausgeblendet werden. Das Löschen der Datensätze ist keine Option, denn dann sind diese verloren und können nur mühsam über das Einspielen eines alten Backups nachgeschaut werden.

Act! bietet ein Feature mit welchem man für die Benutzer mit der Rolle “Standard” die Anzahl der Datensätze reduzieren und somit vor einer Überflutung mit Kontakten bewahren kann. Kurz zusammengefasst: Über die Zugriffsberechtigungen und das Erstellen eines Teams “Inaktiv” und eines Teams “Standard” kann der Zugriff der inaktiven Kunden auf dieses Team beschränkt werden. Nur Act! Anwender mit einer anderen Benutzerrolle wie zum Beispiel Administratoren oder Verwalter können dann diese archivierten Datensätze noch sehen und bei Bedarf wieder “aktiv” schalten.

Anbei eine kurze Anleitung wie man hierfür vorgeht:

Anleitung zur Datenarchivierung

Schritt 1: Team anlegen

Gehen Sie auf den Menüpunkt Extras->Teams verwalten. Nun öffnet sich ein Fenster und dort wählen Sie Team erstellen.

Schritt 2: Team Informationen

In dem Dialog Team verwalten geben Sie den Namen und optional die Beschreibung des Teams ein. Für die Mitgliedschaft im Team wählen Sie die Act! Nutzer, welche Zugriff auf die Datensätze dieses Teams haben sollen. Bitte legen Sie zwei Teams an. Dem Team Standard ordnen Sie alle Benutzer zu, dem Team Inaktiv, nur die Benutzer, die die archivierten Datensätze auch sehen sollen.

Datenarchivierung in Act! CRM

Schritt 3: Kontakte den Teams zuordnen

Nun haben Sie die entsprechenden Teams angelegt. Jetzt müssen noch die zu archivierenden, gewünschten Kontakte dem Team Inaktiv zugewiesen werden sowie die anderen Kontakte dem Team Standard. Dies geht wie folgt:

Schritt 3 a: Kontakte dem Team Standard zuordnen

In der Act! Kontakt-Listen-Übersicht lassen Sie zunächst alle Kontakte anzeigen, die nicht archiviert werden sollen. Dann wählen Sie alle Kontakte in der Liste aus und tätigen Sie einen Rechtsklick und gehen dort auf Kontaktzugriff bearbeiten->Zugriffliste bearbeiten … oder Benutzer/Teams hinzufügen … Für diese Kontakte setzen Sie das Standard-Team.

Kontaktzugriff bearbeiten in Act! CRM

Schritt 3 b: Kontakte dem Team Inaktiv zuordnen

Bitte folgen Sie der Beschreibung Schritt 3 a, wählen dann aber das Team Inaktiv aus.

Kontaktzugriff bearbeiten in Act! CRM

Nun sehen nur noch die Mitglieder des Teams, Administratoren und Verwalter diese Kontakte.

Schritt 4: Kontakte im Alltag archivieren

Die Anleitung bis zu Schritt 3 zeigt Ihnen wie Sie mit der Archivieung starten. Nun arbeiten Sie schon eine Weile damit und haben weitere Kontakte, die Sie dem Archiv zuordnen möchten. Wählen Sie diese Kontakte in der Liste aus und folgen Schritt 3. Jetzt müssen Sie bei der Teamauswahl das Häkchen bei Standard herausnehmen und bei Inaktiv setzen. Schon ist der Kontakt archiviert. Das können Sie als Standard-Benutzer ausführen. Bei Reaktivierung eines Kontaktes drehen Sie einfach die ausgewählten Haken um. Vorsicht, das kann aber nur ein Benutzer mit der Rolle Verwalter oder Administrator.

Diese Art der Archivierung kann natürlich auch für die weiteren datentypen wie Firmen und Gruppen durchgeführt werden.

Informationen zu den Act! Benutzerrollen und deren Rechte
Das Feature “Team” steht in der Act! Edition Premium zur Verfügung. Gerne beraten wir Sie im Falle eines Updates/Upgrades.
Die Einrichtung dieser Archivierung übernimmt unser Technik-Team gerne für Sie: Anfrage per Email

Telefonisch erreichen Sie uns unter:

Deutschland: 08282 800 40-20
Österreich: 0720 881 701