Um in Act! Aufgaben, die Sie nicht manuell ausführen möchten, zu definieren, haben Sie die Möglichkeit sogenannte “Intelligente Aufgaben” zu erstellen. Diese erleichtern Ihr tägliches Arbeiten mit Act! und sind ein sehr mächtiges Tool. Die Einrichtung dieser intelligenten Aufgaben ist in ein paar einfachen Schritten erledigt. Diese können sogar automatisiert werden.
Intelligente Aufgaben in Act!
Über den Mneüpunkt Planen | Intelligente Aufgaben verwalten können Sie bestehende bearbeiten und neue Aufgaben konfigurieren. Um eine intelligente Aufgabe zu erstellen muss dieser zunächst ein Name und eine Beschreibung gegeben werden.
Je nach gewähltem Auslöse-Typ sind weitere Angaben zur Definition notwendig.
- Nur manuell ausführen
- Bei Erfüllung der Bedingungen ausführen
- Zum geplanten Zeitpunkt ausführen
Bei Auswahl der zweiten oder dritten Option muss mindestens eine Bedingung definiert werden, um die Datensätze zu filtern für welche die Aufgabe ausgeführt werden soll. Im Anschluss fügen Sie einen Schritt hinzu, welcher dann die eigentliche Aufgabe darstellt.
In der zu Bedingung muss zuerst der Name und die Beschreibung definiert werden. Bei Punkt 2 können Sie noch den zeitlichen Ausführungsrahmen festlegen: wie oft und zu welcher Zeit die automatisierte intelligente Aufgabe ausgeführt werden soll. Bei den Filterkriterien muss der Feldtyp (Kontakt), Feldname, Operator und Wert ausgewählt werden. Natürlich können Sie auch mehrere Kriterien mit und/oder-Bedingung verknüpfen.
In meinem Beispiel möchte ich über die intelligenten Aufgaben zu einem Geburtstag eine Erinnerung an den Geburtstag und am jeweiligen Tag eine Mail versenden. Für dieses Beispiel dient der Operator und der zugehörige Wert zu genauen Bestimmung des Geburtstages bzw. dem Zeitpunkt zu dem die Aufgabe ausgeführt werden soll.
Im nun folgenden Schritt konfigurieren Sie die kokrete Aufgabe, welche bei Erfüllung der Bedingung(en), anschließend ausgeführt werden soll. Hier bietet Ihnen Act! die folgenden Möglichkeiten:
- Zeitverzögerung
- Zugriffsliste bearbeiten
- Act! Tätigkeit planen
- E-Mail senden
- E-Mail Kampagne senden
- Feld “Update”
In meinem Beispiel soll am Geburtstag des Kunden eine E-Mail versendet werden.
Der Dialog ist selbsterklärend zur Konfiguration. Zur automatischen Ausführung der Aufgabe müssen Sie den Haken zum automatischen Senden setzen. Bitte bedenken Sie durch das Setzen des Häckchens wird die Email automatisch gesendet ohne Sie vorher um Erlaubnis zu fragen.
Wollen Sie nun die intelligente Aufgabe jeden Tag automatisch ablaufen lassen, müssen Sie nun noch die Option AutoAusführen (rechts oben, gelbe Markeierung) aktivieren.
Anzeige einer zusammengefassten Übersicht der intelligenten Aufgaben. Haben Sie alles geprüft und richtig konfiguriert, so können Sie nun über “Planen” -> “intelligenten Aufgaben ausführen”diese ausführen lassen. Bei mehreren intelligenten Aufgaben, die automatisiert durch das System ausgeführt werden wollen, ist eine Übersicht hilfreich. Den aktuellen Status aller laufenden und abgeschlossenen Aufgaben finden Sie unter dem Punkt “Planen” -> “Status intelligenter Aufgaben anzeigen”. Diese Übersicht finden Sie auch unter “Intelligente Aufgaben verwalten” im Reiter “Status”.
Natürlich können wir auch die intelligente Aufgaben für Sie, ein bestehender Premium Supportvertrag vorausgesetzt, einrichten. Möchten Sie unsere Hilfe in Anspruch nehmen und verfügen über kein Supportguthaben? Dann kontaktieren Sie doch bitte unseren Vertrieb unter +49 8282 8004020 .