Die Verknüpfung Ihres CRM-Systems Act! mit Ihrem ERP-System bietet Ihnen viele Möglichkeiten und Vorteile. Beide Seiten sind in die Vergabe und Abwicklung von Aufträgen und Bestellungen eingebunden, Ihr Vertrieb kann in Act! Einsicht in die ERP-Daten zu seinem Kontakt nehmen und neue Kontaktdaten werden automatisch synchronisiert.

Act! und ERP Synchronisation

Act! lässt sich mit vielen marktüblichen ERP-Systemen verbinden.

Act! lässt sich über unsere Methode mit:

• SAP
• Microsoft
• Infor
• Oracle
• proALPHA
• APplus
• abas-Business-Software
• Epicor
• SoftM
• Sage

und vielen weiteren verbinden.

Datenbanksicherheit durch restriktive Schreibrechte

Der Datenaustausch erfolgt dabei durch Export- und Importvorgänge. Für die größtmögliche Sicherheit Ihrer Datenbanken folgen wir dem Paradigma der restriktiven Schreibrechte:

• Schreibzugriffe auf Ihre ERP-Datenbank richtet alleine Ihr Spezialisten für diese Datenbank ein. Er stellt dabei sicher, dass die Daten vor dem Import auf Konformität und Plausibilität geprüft werden.
• Das gilt auch für die Act!-Datenbank: Nur die Experten (zum Beispiel CRMADDON) richten die Schnittstelle zu Ihrer Act!-Datenbank ein und stellen die Überprüfung auf Konformität und Plausibilität der zu importierenden Daten sicher.

Dem Paradigma zufolge richten nur der jeweiligen Experten den Import der Daten in Ihre Datenbank ein. Sie wissen am besten, wie der Import abzulaufen hat, und Sie haben klare Verantwortlichkeiten. Klare Verantwortlichkeiten sind die Basis dafür, dass Fehler schnell behoben werden.

Import nach Act!

Für den Import von Daten aus Ihrem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) nach Act! stehen Ihnen drei Wege zur Verfügung:

• Ihr ERP-System exportiert zum Beispiel Datensätze als CSV– und XML-Datei oder Excel-Arbeitsmappe. Diese importiert Act! mit IMPORT|IT.
• Ihr ERP-Experten erstellen einen Datenbank-View, der die zu exportierenden Daten enthält. Act! greift mit IMPORT|IT lesend auf Ihre ERP-Datenbank zu, liest den View aus und importiert die Daten. IMPORT|IT kann je nach Edition des Add-ons auf eine Vielzahl von Datenbanken zugreifen. Zu den Datenbankformaten gehören: ODBC, Microsoft Access / SQL, Oracle, FoxPro, Paradox, MySQL und natürlich Act!.
• Sollte Ihr ERP-System keine der beiden bisher genannten Methoden unterstützen oder Ihr Szenario diese nicht erlauben, dann besteht zumeist die Möglichkeit, dass unsere Techniker eine Anbindung für Sie programmieren. Gerne beraten wir Sie zu den Möglichkeiten.

Mit TABLE|IT können Sie Daten in Tabellenform in Act! importieren und zum Beispiel auf einer separaten Registerkarte anzeigen.

SERVICE|IT ermöglicht Ihnen die Automatisierung des Importvorganges. Zusätzlich kann SERVICE|IT E-Mail-Konten überwachen und aus Ihrem Enterprise-Resource-Planning-System versandte E-Mails automatisch an die jeweiligen Kontakte in Act! anhängen.

Mit TABLE|IT Datenbank-Views direkt einsehen

Alternativ zum Import von Daten können Sie mit TABLE|IT aus Act! heraus direkt SQL-Datenbank-Views einsehen. Ihr ERP-Experte muss dazu lediglich den Datenbank-View erstellen. Da die Daten hierbei nicht in Act! importiert werden, stehen sie auch nicht für eine Weiterbearbeitung in Act! zur Verfügung. So können Sie die Daten zum Beispiel nicht mit einer Remote-Datenbank synchronisieren und die Daten nicht in Suchen einbeziehen.

Export in Ihr ERP-System

Mit unserem Add-on EXPORT|IT und geeigneten Filtern exportieren Sie Daten aus Act! in Ihr ERP-System. Dazu erstellt EXPORT|IT eine CSV-Datei, eine XML-Datei oder eine Excel-Arbeitsmappe. Diese wird dann von Ihrem ERP-System importiert.

Mit SERVICE|IT können Sie den Export automatisieren.

Schnittstellendefinition und unterschiedliche Anforderungen an Datensätze

Die eigentliche Schnittstelle zwischen Act! und Ihrem Enterprise-Resource-Planning stellt meistens eine CSV-Datei, eine XML-Datei oder eine Excel-Arbeitsmappe dar. Alternativ kann dies auch ein Datenbank-View sein. Für einen reibungslosen Datenaustausch müssen die beteiligten Datenbank-Experten detailliert den Aufbau dieser Dateien definieren.

Sie sollten zusätzlich beachten, dass Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Anforderungen an die Qualität der Daten in einem CRM-System und in einem ERP-System stellen. So reicht im Vertrieb die Hausadresse eines Kontaktes, die Buchhaltung benötigt bei Konzernen aber die korrekte Rechnungsanschrift. Wenn Sie Act! und Ihr Enterprise-Resource-Planning-System so miteinander verknüpfen, dass der Vertrieb die Rechnungsanschrift einpflegt, so müssen Sie gegebenenfalls in Ihrem Act!-System zusätzliche Datenfelder anlegen und das Layout anpassen.

Unser Add-on DATA|SUITE

IMPORT|IT, EXPORT|IT und SERVICE|IT sind Bestandteile unseres Add-ons DATA|SUITE für das Datenmanagement. Sie können die Add-ons auch einzeln erwerben.

Sie haben Fragen?

Sie haben Fragen zur Verknüpfung von Act! mit Ihrem ERP-System? Sie möchten mehr zum Import und Export von Daten erfahren? Sie wollen wissen, ob sich Ihr spezielles Szenario mit einer Verknüpfung von Act! mit Ihrem ERP-System abbilden lässt? Sie erreichen uns unter die Telefonnummern:

 

Zentrale:    +49-(0)8282-800-40-20

Leipzig:      +49-(0)341-3315-78-30

München:  +49-(0)89-454-617-0

In Österreich erreichen Sie uns unter der Telefonnummer: +43-(0)720-88480-7

In der Schweiz erreichen Sie uns unter der Telefonnummer: +41-715-(0)08720-9

oder nutzen Sie alternativ unser neues Onlinebuchungssystem.