Benutzer und Teams  in Act!

Die Teamfunktion steht nur in der Premium Edition von Act! zur Verfügung. Act! Pro Administratoren, die Ihre Benutzer in Teams organisieren und somit den Zugriff auf Datensätze regulieren möchten, müssen zunächst auf die Premium Edition upgraden. Dazu finden Sie unter aktuelle Act! Angebote stets interessante Update und Upgrade-Möglichkeiten.

In einem Team können Sie beliebig viele Act! Benutzer zusammenfassen und die Zugriffsberechtigungen auf Datensätze managen. Benutzer eines Vertriebsteams werden in der Praxis gerne in Act! in ein entsprechends Team umgesetzt, zum Beispiel Vertriebsteam Deutschland Nord, Deutschland Ost, Deutschland Süd, Deutschland West. Wechselt ein Vertriebsmitarbeiter nun aus dem Vertriebsteam Nord in den Süden, so muss der Administrator den Act! Benutzer nur aus dem Team Deutschland Nord ausschließen und in das Team Deutschland Süd aufnehmen. Mit nur diesem einem Schritt hat nun der Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf die Datensätze/Kundenkontakte seines neuen Vertriebsgebietes.

Teams  in Act! anlegen

Über den Menüpunkt Extras | Teams verwalten … können Sie beliebig viele Teams anlegen und jedem Team die zugehörigen Act! Benutzer zuordnen. Ein Act! Benutzer kann mehreren Team angehören, zum Beispiel ein Vertriebsmanager.

Zugriffsberechtigungen in Act! regeln

Die einzelnen Datensätze wie Firmen, Kontakte, Gruppen et cetera können können folgende Zugriffsberechtigungen haben:

• Öffentlich
• Privat
• Einschränkung auf Benutzer/Teams

Öffentliche Datensätze können von allen AcT! Benutzern eingesehen werden; Private Datensätze nur vom jeweiligen Act! Benutzer. Bitte verwenden Sie diese Einschränkung sehr gezielt, denn dadurch entstehen sehr oft Duplikate.

Einschränkung der Zugriffsberechtigung auf Benutzer/Teams

Zum Beispiel finden Sie im Standard Layout der Kontakt-Detail-Ansicht einen Reiter “Kontaktinformation“. Hier finden Sie die Informationen der Zugriffsberechtigung für diesen Kontakt und können diese auch setzen.

Das Konzept des Datensatzzugriffes in Act!

“Datensatzzugriff” bezieht sich darauf, wer die Datensätze ansehen beziehungsweise bearbeiten kann.  Für neue Datensätze in Act! ist der Datensatzzugriff standardmäßig öffentlich, das bedeutet alle Benutzer können diesen Datensatz sehen. Datensätze wie Kontakte, Firmen, Gruppen und so weiter können öffentlichen, privaten oder eingeschränkten Zugriff haben. Hat ein Act! Anwender Zugriff auf einen Datensatz so bedeutet dies, dass der Datensatz in Berichten, Serienbriefen, Suchen usw. angezeigt und verwendet werden kann. Nicht zugänglich bedeutet, dass der Datensatz nicht angezeigt oder anderweitig verwendet werden kann.