CRM vs. Tabellenkalkulationen: Was ist die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

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Tabellenkalkulationen können ein bevorzugtes Datenverwaltungsinstrument für kleine Unternehmen und Start-ups sein. Sie sind oft kostenlos erhältlich (wie Google Sheets und Microsoft Excel), und die meisten Menschen sind mit ihrer Funktionsweise vertraut.

Aber kann man eine Excel-Tabelle für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) verwenden? Tabellenkalkulationen eignen sich zwar für die Organisation von Kundendaten, haben aber einige Einschränkungen, wenn Sie Tausende (oder sogar Hunderte) von Kunden haben.

In diesem Artikel werden wir einen detaillierten Vergleich zwischen CRM und Tabellenkalkulation anstellen und erörtern, warum Sie CRM-Systeme vielleicht ausprobieren sollten.

Tabellenkalkulationen: Sind sie nützlich für Marketing, Vertrieb und Kundendienst?

Tabellenkalkulationen sind eine erschwingliche und einfache Lösung zur Speicherung grundlegender Kundendaten. Mit Filtern lassen sich Kunden nach Kriterien wie Standort oder Akquisitionskanal sortieren, was die Marketingleistungsbewertung erleichtert.

Auch grundlegende Analysen und Visualisierungen wie Diagramme sind möglich. Für kleine Teams kann eine Tabellenkalkulation ausreichen – doch als vollwertiges CRM?

Nicht ganz.

Nachteile von Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen erfordern viel manuelle Dateneingabe, was fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Während Mitarbeiter Kundendaten aktualisieren, fehlt ihnen die Zeit für den Aufbau von Kundenbeziehungen.

Auch die Suche nach Informationen ist mühsam – oft müssen Hunderte von Zeilen, E-Mails und Anrufprotokolle durchforstet werden. Zudem fehlen wichtige Funktionen wie automatische Erinnerungen, Lead-Bewertungen oder die Speicherung relevanter Dateien wie Präsentationen.

Mit wachsendem Unternehmen steigt das Risiko, wertvolle Chancen durch ineffiziente Prozesse zu verpassen.

Weitere Einschränkungen der Tabellenkalkulation sind:

  • Probleme mit der Datensicherheit und -inkonsistenz
  • Mangel an fortgeschrittener Automatisierung, Analytik und Berichterstattung
  • Keine Funktionen zur Leistungsüberwachung
  • Fehlen von Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit
  • Inkompatibilität mit Marketing-, Kundensupport- und Analysetools von Drittanbietern

Kurz gesagt: Ob Sie nun Excel oder Google Sheets verwenden, Tabellenkalkulationen sind keine skalierbare Lösung für die Verwaltung von Kundendaten.

CRM-Software: Was macht sie wertvoll für Marketing, Vertrieb und Kundenservice?

Wenn Sie eine skalierbare und sichere Lösung zum Speichern, Verwalten und Analysieren von Kundendaten suchen, sind CRM-Tools die richtige Wahl.

Was macht spezialisierte CRM-Systeme leistungsfähiger als normale Tabellenkalkulationen? Sehen wir uns einige der wichtigsten Funktionen an.

Ausführliche Kundeninformationen

Im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle speichert eine CRM-Plattform viel mehr Informationen als nur grundlegende Kundendaten wie Namen, Telefonnummern und Adressen. Mit CRM-Software können Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Kundeninteraktionen über E-Mails, Telefonanrufe, Chatbots und mehr schaffen.

Vom Kundenbetreuer bis zum Vertriebsmitarbeiter kann jedes Teammitglied mit wenigen Klicks alles über frühere Käufe und die Servicehistorie eines Kunden erfahren. Dies verbessert die Produktivität der Mitarbeiter und trägt zu einem reibungslosen Kundenerlebnis bei.

Merkmale der Automatisierung

  • Keine manuelle Dateneingabe – CRM erfasst automatisch Leads aus Tools wie LinkedIn Sales Navigator, Facebook-Anzeigen und Website-Formularen.

  • Automatische Datenaktualisierung – Informationen werden bei weiteren Interaktionen aktualisiert.

  • Lead-Pflege durch automatisierte Workflows – sorgt für rechtzeitige Nachfassaktionen und höhere Konversionen.

  • Leistungsüberwachung von Vertriebsteams – hilft, Erfolge zu messen und Non-Performer zu identifizieren.

Umfangreiche Analysen und Einblicke

Moderne CRM-Systeme bieten leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen. Sie helfen, Verkaufsdaten zu vergleichen, saisonale Trends zu erkennen und gezielte Marketingstrategien zu entwickeln.

CRM-Analysen zeigen, warum Kunden bleiben oder abspringen. Beispielsweise kann ein schneller Feedback-Anruf die Kundenbindung erhöhen. Berichte, Diagramme und Dashboards lassen sich einfach teilen und visualisieren.

Viele CRM-Plattformen integrieren spezialisierte Analysetools und Marketing-Automatisierung. Lösungen wie Act! ermöglichen es, Drip-E-Mail-Kampagnen direkt aus dem System zu steuern und unterstützen nahtlose Teamzusammenarbeit in der Cloud.

Mehr Sicherheit

CRM-Plattformen bieten durch Verschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung eine höhere Sicherheit als Tabellenkalkulationen. Zwar können CRM-Lösungen, besonders vor Ort installierte Systeme, aufgrund von Hardware- und Wartungskosten sowie der Lernkurve für Mitarbeiter teurer sein – diese Nachteile werden jedoch durch die zahlreichen Vorteile mehr als ausgeglichen.

CRM vs. Tabellenkalkulationen: Das Fazit

Für kleine Unternehmen mit wenigen Kunden kann Excel eine kostengünstige Lösung sein. Doch ein CRM bietet klare Vorteile: automatisierte Workflows, erweiterte Analysen und nahtlose Integrationen.

Cloud-basierte Lösungen wie Act! CRM fördern die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität.

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