Datenbankpflege vergleichbar mit der Scheckheftwartung fürs Auto. Vor dem Winterurlaub die Skibindungen einstellen lassen. Im Frühjahr bringt der Fahrradladen des Rad auf Vordermann. Und natürlich alle zwei Jahre für den Check-up 35 zum Hausarzt. Wartung heißt das Stichwort. Damit alles rund läuft, so wie es soll, ohne überraschende Aussetzer.

Datenbankpflege spielt eine sehr große Rolle

Wie Sie es am besten machen sollten

Was für Ihr Auto, Ihre Skier, Ihr Rad und Ihren Körper gilt, empfiehlt sich natürlich auch für Ihr Arbeitswerkzeug, Ihr CRM-System auf Basis von Act!. Wir haben Ihnen im Folgenden ein durchführen, dann befindet sich Ihre Datenbank in einem guten Zustand. Im Teil 2 erklären wir wie Sie Datensätze mit fehlenden Daten auffinden und zeigen Ihnen, wie Sie dies umsetzen.

Programm zur Datenbankpflege

Vor Ausführung von Arbeiten zur Datenbankpflege sollten Sie Ihre Datenbank sichern. Für den Fall, dass Sie versehentlich Daten löschen, können Sie diese dann wiederherstellen.

Integritätsprüfung und Neuindizierung: Die Integritätsprüfung untersucht Ihre Datenbank auf Integritätsfehler und repariert diese. Die Neuindizierung organisiert den von der Datenbank genutzten Speicher neu und sorgt so für einen schnelleren Zugriff. Sie finden diese beiden Punkte unter dem Menüpunkt Extras -> Datenbankpflege -> Überprüfen und reparieren (1). Mit dem Act! Scheduler können diese Aktionen regelmäßig automatisch ausführen lassen.

Nicht mehr benötigte Kontakte löschen: Zum einen kosten diese unnötig Platz und Perfomance, zum anderen verpflichtet Sie die Datenschutz-Grundverordnung dazu, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie Sie diese auch tatsächlich für den beabsichtigten Zweck benötigen. Beachten Sie dabei bitte die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Mehr zu den Auswirkungen der Datenschutz-Grundverordnung auf Ihre Arbeit mit Act! erfahren Sie auf unseren Blog, gerne machen wir Sie an dieser Stelle auch auf unseren Datenworkshop aufmerksam.

Nicht mehr benötigte Daten löschen: Was für Kontakte gilt, das gilt auch für andere Daten  wie Notizen, Historien, erledigte Tätigkeiten und Dokumentregistereinträge. Mit einem Klick auf den Menüpunkt -> Extras -> Datenbankpflege -> Alte Daten entfernen (2) rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf, mit dem Sie alte Daten aus Ihrer Datenbank löschen können.

Doppelte Datensätze zusammenführen: Schnell ist es passiert und den einen Kunden gibt es zweimal in Ihrer Datenbank. Dies ist unschön, bekommt der Kunde doch gegebenenfalls so jeden Newsletter zweimal, und obwohl er bereits den notwendigen Umsatz für einen Rabatt erreicht hat, bemerkt dies Ihr System nicht, denn es verteilt die Umsätze auf vermeintlich zwei verschiedene Kunden. Rufen Sie eine Kontakte-Ansicht auf und klicken Sie auf den Menüpunkt Extras -> Doppelte suchen. Wird Act! bei der Suche fündig, dann bietet es Ihnen an, mit einem Assistenten die betroffenen Kontakte zusammenzuführen.

Dublettenprüfung bei Eingabe: Sie können die Prüfung auf doppelte Datensätze bei Eingabe einstellen und aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Dublettenprüfung auf der Registerkarte Admin im Dialog Einstellungen, den Sie über den Menüpunkt Extras -> Einstellungen erreichen.

Datensätze mit fehlenden Daten auffinden: Kommunikation per E-Mail ist kostengünstig und spart Zeit. Ärgerlich nur, wenn bei einem Kontakt die E-Mail-Adresse fehlt, damit Sie diese ermitteln und nachtragen können. Oder suchen Sie nach inaktiven Datensatzverwaltern oder leeren Datensätzen. Mehr zur Suche nach fehlenden E-Mail-Adressen oder anderen leeren Datenfeldern erfahren Sie in einem kommenden Artikel.

Datenbanksicherung

Festplattencrash, Sabotage, Verschlüsselungstrojaner oder gar ein Brand: Ihre Act!-Datenbank bedarf nicht nur eines Pflegeprogramms, Sie sollten auch regelmäßig Sicherungskopien erstellen und diese sicher verwahren. Damit Sie im Fall des Falles schnellmöglich wieder auf Ihre Daten zugreifen und damit produktiv arbeiten können.

Unsere Dienstleistungen rund um das Thema Datenbankpflege

Gerne unterstützen wir Sie bei der Datenbankpflege und führen diese Arbeiten für Sie durch, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit in Vertrieb und Marketing fokussieren können. Rufen Sie uns an!

Schulung Ihrer IT-Mitarbeiter

Datenbankpflege und Datenbanksicherung werden von unseren Act! Premier Trainern in unserer zertifizierten Schulung für Act! Administratoren behandelt.

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