Lesende User mit Act!
Lesende User mit Act! waren schon immer möglich. Bei Act! 17 gibt es ein neues Feature, denn nun brauchen die lesenden User keine Act! Lizenz mehr. User, die sonst nicht mit Act! arbeiten müssen, kann man nun trotzdem mit Act! versorgen. Sie können sich mit Ihrem Namen & Passwort anmelden und werden auch entsprechend der Team-Berechtigung behandelt, so dass Sie genau die Kontakte sehen können, die Sie benötigen.
Auch kann man das Act! Adressbuch bei Outlook integrieren. Schreiben können Sie aber entsprechend der Berechtigung nicht. Auf Nachfrage hat uns der Produktmanager von Act! für Europa bestätigt, dass es so ist und “working as designed”, denn die User sind ja lesende User bei Act! und können deswegen eben nicht schreiben.
Wie kann man die Einschränkung umgehen
Wenn man nun aber möchte, dass E-Mails angehängt werden können, dann muss man einen Login (für die Outlook Integration) verwenden (entweder von einem Team-Mitglied mit Schreibberechtigung oder einem extra “zentralen” User der Schreibberechtigung hat) und über diesen User die Outlook Integration einrichten. Dann werden die Mails, die dieser User schreibt/beantwortet entsprechend bei dem jeweiligen Kontakt abgelegt.
Anlage der Outlook Integration unter Verwendung eines Users mit Schreib-Berechtigung
Sie müssen natürlich beachten, wenn Sie einen anderen User für die Outlook-Integration verwenden, dass dann dessen Rechte für das (Outlook) Act!-Adressbuch verwendet werden. Der User kann dann über das Adressbuch gegebenenfalls mehr Kontakte sehen als er eigentlich sehen sollte.
Fazit
Es ist auf jeden Fall besser Lesende User mit Act anzulegen mit dem “durchsuchen” Atribut und diesen dadurch Zugang zu Act! zu geben, als sie überhaupt nicht mit Act! zu versorgen. Ein ablegen der E-Mail “als” verfälscht natürlich das Bild und man sollte zumindest überlegen, ob man dann nicht wenigstens schreibende “Team-User” hierfür anlegt (wie zum Beispiel Technik, Buchhaltung, Verwaltung)
2 lesende User, 5 User insgesamt, bei einer 3 User Lizenz
Wenn Sie also noch zusätzliche User-Lizenzen benötigen, oder nun ein Upgrade auf Act! 17 in betracht ziehen, dann kontaktieren sie uns, wir helfen hier gerne weiter.