Kein aktuelles Act! Backup?

… und dann noch genau dann wenn Sie ein aktuelles Act! Backup benötigen?
Das kann das Ende Ihres CRM-Systems bedeuten. Leider kommt es viel zu häufig vor das Kunden Ihre Daten verlieren. Die Ursachen können hier vielfältig sein. Fehlerhafte Datenbank, Festplatten-/Hardware-Schaden, Wasserschaden oder Brand im Serverraum.

Aber wie können Sie sich schützen?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen mehrere Strategien, die Sicherheit für Ihr Act! Backup gewähren.

Grundsätzlich müssen Sie sich Gedanken machen, was Ihnen Ihre Daten in Act! wert sind und was es Sie kostet wenn Sie Ihre Daten verlieren. Leider kommt es aufgrund unzureichender Backups häufig dazu, dass Kunden Ihre Daten verlieren oder Ihre Datenbank zerschießen. Reparaturen zur Datenrettung sind meist teuer, zeitintensiv oder nicht realisierbar.

Wussten Sie …
… dass das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT- Grundschutz-Katalog ausdrücklich eine regelmäßige Datensicherung empfiehlt?
… dass das Bundesministerium für Finanzen mit Schreiben vom 14.11.2014 die allgemeinen Buchführungsregeln ab 2015 durch die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – kurz: GoBD verschärft hat. Der Steuerpflichtige hat sein DV System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern
… oder dass laut Analysen von „Markt & Mittelstand“ fast die Hälfte (43%) der klein- und mittelständischen Unternehmen nach einem schweren Datenverlust Insolvenz anmelden mussten?

Grundsätzlich muss bei der Auswahl der Strategie die Unternehmensgröße, die verfügbaren Resourcen und die Wichtigkeit der CRM-Daten beachtet werden.

In fast jedem Fall muss zunächst in Act! die automatische Backup-Funktion eingerichtet werden. Hierzu können Sie die Act! Standard Funktion nutzen. Vergessen Sie dabei aber nicht die E-Mail Benachrichtigung einzurichten. Nur so erfahren Sie via E-Mail, ob ein Backup Fehlerfrei durchlief oder nicht. 

Unabhängig von der Wahl der folgenden Lösungen: achten Sie immer darauf, dass Ihre Daten nicht nur lokal sondern auch extern aufbewahrt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Datensicherungen in eine gesicherte Cloud oder auf einen externen Server von Ihnen legen.

Einfach und kostengünstig mit SERVICE|IT

Alternativ zum Act! Backup hilft auch das Addon SERVICE|IT. Damit können Sie das Backup zeitlich automatisiert steuern und das Backup auf einem externen FTP Server ablegen lassen. Das ist die einfachste und günstigste Art Ihre Daten extern abzulegen. Voraussetzung ist ein verfügbarer FTP Server, der vom Standort getrennt ist. Dieses Tool liefert Ihnen noch weitere Features, wie E-Mail Benachrichtigung, Bereinigung Ihrer  Historien und viele weitere Funktionen.

Hybrides Backup mit CARBONITE

Der Backup Hersteller CARBONITE bietet die Möglichkeit das Backup einer kompletten Maschine oder nur einzelner Dateien lokal und in der Cloud zu sichern. So benötigen Sie weder externer Hardware noch umfangreiche Erfahrung beim Einrichten eines externen Servers mit VPN. Letztlich können Sie Ihr Act! Backup hier ganz einfach – mit einem eigenen Code verschlüsselt – ablegen. Selbst eine geringe Bandbreite stellt dank WAN Optimierung und inkrementellem Backup kein Problem dar. Diese Lösung kann auch für  Einplatz-Lösungen genutzt werden.

Hybrides Backup in einer Virtuellen Umgebung

Falls Sie ihre IT bereits virtualisiert haben, gibt es viele Möglichkeiten einzelne Dateien oder auch komplette VMs abzusichern. Diese hängen von der bei Ihnen eingesetzten Virtualisierungsmethode – vmware, HyperV oder einen anderen Anbieter – ab. Wir selbst haben sehr gute Erfahrungen mit CARBONITE, VEEAM, QUANTUM und NetJapan gemacht.

Bestehendes Backup Tool nutzen

Sie besitzen bereits ein Backup Tool? Dann prüfen Sie, ob dieses ebenfalls für Ihr Act Backup einsetzbar ist. Achten Sie besonders darauf an welchen “Orten” Ihre Daten abgelegt werden und wie schnell diese wieder abrufbar sind. Bitte prüfen Sie auch zu Ihrer eigenen Sicherheit, ob Sie im Falle eines Fehlers auch informiert werden.

Sie haben noch Fragen?

Wir helfen Ihnen gerne bei der Findung und Umsetzung der richtigen Strategie:
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