Act! Datenänderungen: Ab und zu bedarf es einer Änderung an Daten für viele Datensätze im CRM System Act!. Damit diese Aktualisierungen für Sie nicht zum unüberschaubaren manuellen Aufwand werden, zeigen wir Ihnen wie Sie ganz schnell und einfach Daten gleichzeitig bei vielen Datensätzen ersetzen, tauschen oder auch kopieren.

Act! Datenänderungen ausführen

Bitte beachten Sie, dass die Datenänderungen die durch die folgenden Funktionen ausgeführt wurden, nicht rückgängig gemacht werden können. Deshalb empfehlen wir bei der ersten Anwendung auf jeden Fall zunächst ein Backup der Datenbank vorab zu erstellen.
Außerdem ist zu beachten, dass zunächst eine Auswahl an Datensätzen für welche die Operationen durchgeführt werden sollten, getroffen wird. Dies können Sie über die verschiedenen Suchfunktionen in Act! erstellen.

Act! Datenänderungen: Ersetzen

Die Ersetzen Option ermöglicht es Ihnen, den existierenden Wert in einem ausgewählten Feld mit einem Wert zu ersetzen, den Sie eingeben oder auswählen. Zum Beispiel, wenn Sie eine Gruppe von Kontaktdatensätzen haben, deren ID/Status von Potenzieller Kunde zu Kunde geändert werden muss, dann können Sie die Ersetzen Option verwenden, um diese Kontaktdatensätze alle auf einmal zu aktualisieren, anstatt dass Sie diese individuell ändern. Für Anweisungen, folgen Sie diesen Schritten:
1.    Erstellen Sie eine Suche nach den Kontakten, deren Feldwerte Sie ersetzen möchten.
2.    In der Act! Menüleiste, klicken Sie auf Bearbeiten > Feld ersetzen.
3.    In dem „Inhalt ersetzen von“ Feld: Öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie das Feld aus, das die Werte enthält, die Sie ersetzen möchten.
4.    Abhängig vom Feldtyp führen Sie einen dieser Schritte im „Wert“ Feld aus:

• Buchstaben: Geben Sie die Werte ein, die die existierenden Buchstaben Werte ersetzen sollen.
• Datum: Klicken Sie auf die Werte Dropdown-Liste und wählen Sie das gewünschte Datum aus, das die bestehenden Datenwerte ersetzen soll.
• Telefon: Geben Sie die Telefonnummer ein, die die existierenden Telefonnummern ersetzen soll.
• Ja/Nein: Wählen Sie den Wert aus, der das existierende Ja oder Nein ersetzen soll.
• 5.    Klicken Sie auf OK, und wenn Sie aufgefordert werden, fortzufahren, klicken Sie auf Ja.

Act! Datenänderungen: Tauschen

Die Tauschen Option ermöglicht es Ihnen, zwei Felder zu nehmen und deren Inhalt zu tauschen. Zum Beispiel, wenn Sie feststellen, dass manche Anwender aus Versehen Daten dem Adresse 2 Feld zugewiesen haben, anstelle des Adresse 1 Feldes oder anders herum. Dann können Sie die Tauschen Option verwenden, um schnell die Daten zwischen den einzelnen Feldern zu tauschen, anstatt dass man dies manuell für jeden gewünschten Kontaktdatensatz machen muss.
1.    Erstellen Sie eine Suche der Kontakte, für die Sie Feldwerte tauschen möchten.
2.    In der Act! Menüleiste, klicken Sie auf Bearbeiten > Feld vertauschen.
3.    In dem „Vertauschen des Inhalts“ Feld: Öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie das erste Feld, das die Werte enthält, die Sie tauschen möchten.
4.    In dem „Mit dem Inhalt von“ Feld: Öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie das zweite Feld aus, das die Werte enthält, die Sie tauschen möchten.
5.    Klicken Sie auf OK, und wenn Sie aufgefordert werden, fortzufahren, klicken Sie auf Ja.

Act! Datenänderungen: Kopieren

Die Kopieren Option ermöglicht es Ihnen, den Inhalt eines Feldes zu nehmen und diesen in ein anderes Feld zu kopieren, während gleichzeitig die Daten im Quellfeld erhalten bleiben. Zum Beispiel, wenn Sie zwei Felder haben, die denselben Wert haben sollen, oder wenn Sie ein Feld erstellt haben, das an die Stelle eines Feldes treten soll, das Sie nicht mehr benutzen wollen, können Sie die Kopieren Option verwenden, um den Inhalt in ein anderes Feld zu kopieren.
1.    Erstellen Sie eine Suche der Kontakte, deren Felder Sie kopieren möchten.
2.    In der Act! Menüleiste, klicken Sie auf Bearbeiten > Feld kopieren.
3.    In dem „Kopieren des Inhalts von“ Feld: Öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie kopieren möchten.
4.    In dem „Nach“ Feld: Öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie das Feld aus, in welches Sie die Daten kopieren möchten.
5.    Klicken Sie auf OK, und wenn Sie aufgefordert werden, fortzufahren, klicken Sie auf Ja.

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