Act Emarketing Funktion im D-A-CH-Bereich

Mit  der Act Emarketing Funktion in von Swiftpage planen und versenden Sie Newsletter, welche das Nutzungsverhalten des Empfängers dann nach einem ausgeklügeltem Algorithmus auswertet und bewertet. Dies nennt man “Nutzerprofilierung”, und wird genutzt um die Interessen und das Verhalten der einzelnen Empfänger bestimmen zu können. Das hilft Unternehmen sowohl ihm Vertrieb, Marketing und Produktentwicklung. Nur ist das überhaupt erlaubt?

Aus Vertriebs- und Marketing-Sicht ist die Act! Emarketing Funktion von Swiftpage natürlich ein klasse Werkzeug. Übersichtliche und transparente Kosten, eingeschränkte aber einfache Benutzung und etwas NSA-Flair durch die Analyse und Auswertung des Empfängerverhaltens. Aber ist das bei uns überhaupt erlaubt? Um festzustellen was hier erlaubt oder nicht erlaubt ist, müssen wir uns erst mal den Ablauf anschauen:

Ablauf des Act Emarketing Tools

1. Erstellung der Newsletter im E-Marketing Portal
   • Hochladen von Bildern an den Server bei Swiftpage in den USA
2. Auswählen der Zielgruppe und Kontakte
   • Kontaktdaten werden an den Server in den USA hochgeladen
3. Versand der E-Mails über den USA-Server
4. E-Mail landet beim Empfänger im Posteingang
   • E-Mail wird geöffnet (Bilder geladen)
   • Link wird angeklickt
   • E-Mail wird weitergeleitet
   • …
5. Empfänger Verhalten wird über den Swiftpage-Server in den USA an ihr Act! weitergeleitet
6. Profilierung und Bewertung der Empfänger

1. Problem: Daten in den USA

In den Schritten 1-3 und 5 werden die Kontaktdaten kurz- beziehungsweise langfristig auf dem Swiftpage Server, der in den USA steht, gespeichert. Laut dem Datenschutzgesetz und der verbundenen Europäischen Richtlinie 95/46/EG  ist USA kein “Safe Harbor” somit ist es ohne eine schriftliche und nachweisbare Zustimmung Ihrer Kontakte nicht erlaubt deren Daten kurz- oder langfristig in den USA zu sichern.

2. Problem: Nutzerprofilierung

Das Verhalten des Newsletter Empfängers wird durch Act Emarketing aufgezeichnet, analysiert und bewertet. Wird die E-Mail geöffnet, werden die Bilder geladen, dies wird mit einem Counter überwacht. Leitet er die E-Mail weiter, oder klickt auf einen Link, wird auch dies mitgezählt. Dies schafft ein Bild des Empfängers welche als Profil ausgewertet, und mit Punkten versehen wird. Auch hier gilt die Vorgabe, das eine schriftliche und nachweisbare Zustimmung des Empfängers vorliegen hat.

Rechtliche Thematik

Für beide Probleme bedarf es einer schriftlichen und nachweisbaren Zustimmung. Wie die Umfrage der des Online-CRM Anbieters artegic ergab, ist jedem zweitem Emarketing betriebenen Unternehmen in der Industrie unklar, ob eine Zustimmung zum Permission Marketing, Rechtssicherheit eingeholt und gespeichert wurde. Aufgrund der sich ständig änderten gesetzlichen Vorgaben, empfehlen wir hier für die Umsetzung und Formulierung einen Juristen aufzusuchen.

Sollten Sie die Act Emarketing ohne die Zustimmung der Empfänger nutzen, können diese rechtlich gegen Sie vorgehen. Daher stellen wir Ihnen nun zwei mögliche Lösungen vor:

1. Verzicht auf  Nutzerprofilierung

Das einfachste ist der Verzicht auf die Profilierung. Dank zahlreicher Emarketing Tools bietet sich die Möglichkeit einen Drittanbieter mit in Boot zu holen. Diese verlangen meist je E-Mail und benötigen *.CSV listen Ihrer Daten. Beachten Sie dabei aber auch, das hier in Act! nichts automatisch protokolliert wird. Prüfen Sie auch bei den Anbietern wo sich der Server befindet. Auch hier gelten wieder Datenschutzgesetz  und  Richtlinie 95/46/EG.

Zudem gibt es auch ADDONs im Act Emarketing Bereich. Hier empfehlen wir OUTREACH|IT. Mit diesem Tool können Sie neben Newslettern, auch Briefe und Faxe versenden und automatisiert einen Termin erstellen. Dies sowohl einmalig oder als Automatisierte Kampagne. Hier wird kein Nutzerprofiling erstellt, aber die Kommunikation in den Historien aufgeführt. Die Listen werdn über die Act! Gruppen erstellt. Und als tolles weiteres Feature, werden die BOUNCED MAILS, also die Zurückkommenden E-Mails (Abwesenheitsnotiz, Postfach voll, Postfach existiert nicht mehr…) ausgewertet und die Kontakte in verschiedene Gruppen verschoben werden. Hier entstehen nur einmalige Anschaffungskosten. Es wird direkt über Ihren E-Mail Provider verschickt. So bleiben Ihre Daten bei Ihnen und es entstehen keine Zusatzkosten. Das Programm bietet noch viele Features mehr.

2. Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Um Act! Emarketing vollständig nutzen zu können, benötigen Sie eine schriftliche und nachweisbare Zustimmung aller Empfänger. Dazu müssen alle Empfänger zumindest Online den nötigen Erklährungen zustimmen. Für die Formulierung empfehlen wir Ihnen einen Juristen zu kontaktieren.

Diese Einverständniserklärung muss dann rechts- und revisionssicher abgelegt werden. Auch hier haben wir wieder ganz klare Bestimmungen nach Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Dauer beträgt in diesem Fall mind. 10 Jahre oder falls länger, die Laufzeit der Vereinbarung. Dies geschieht am einfachsten, wenn Sie sich die Anmeldung und Zustimmungen in Form einer E-Mail von Ihrer Website zuschicken und diese archivieren. Hierzu gibt es nur wenig Lösungen die auch die Vorgaben erfüllen. Hier empfehlen wir MailStore, eine On-Premise Lösung die eine komplette Mailarchivierung ermöglicht und dabei sämtlichen Gesetzesvorgaben erfüllt.

Unser Fazit:

Act! Emarketing ist ein tolles Marketing Tool, mit dem man aktives Profiling betreiben kann WENN man sich an die Gesetzlichen Vorgaben hält. Ist einem das zu viel Aufwand oder man ist sich unsicher, empfehlen wir auf andere Lösungen umzusteigern wie z.B. OUTREACH|IT.

Sollten Sie hierzu noch Fragen zu Act Emarketing oder allgemeine Fragen haben, können Sie auch direkt mit uns Kontakt aufnehmen.