Act! Termine, im Detail erklärt

Ein gutes CRM Programm steht und fällt mit seiner Terminplanung. Act! Termine sind einfach zu planen und bieten trotzdem eine Vielzahl an Optionen. Was steckt dahinter, und wie können Sie diese Funktionen optimal eingesetzt werden?

Act! Termine sind schnell geplant und einfach umzusetzen. Sie erhalten einen Überblick und können bei Bedarf Termine schnell umplanen.

Das Aktivitäten Fenster – Allgemein

1. Die Informationen zu einer Tätigkeit werden auf vier Reitern übersichtlich dargestellt. Die Haputinformation befinden sich auf dem Tab “Allgemein”. Diese Infos stellen wir Ihnen hier im Detail vor.
2. Tätigkeitstyp – Handelt es sich um einen Anruf, eine Besprechung oder eine andere Terminart? Hiermit bestimmen Sie was genau gemacht wird. Die Liste der Tätigkeitstypen kann auch individualisiert werden.
3. Zeiteinstellung – Durch Eingabe das Startdatum, Startzeit und Dauer setzt sich das Abschlussdatum und -zeit von alleine. Banner verwenden, bietet die Option diesen Termin nur oder auch oben als Banner im Kalender anzuzeigen. Es besteht auch die Option “Zeitlos” diese ist bei der Startzeit auswählbar. Hier wird automatisch ein Banner erstellt. Wir empfehlen keine zeitlosen Termine, denn meist liegt ja eine genaue Terminvereinabrung mit dem Kontakt vor.
4. Planen mit –  zeigt an mit welchen Kontakten der Termin geplant ist, wer an diesem Termin teilnehmen sollte. Über den Button Kontakte haben Sie mehre Möglichkeiten:
   1. Ausgewählte Kontakte – Fügen Sie hier weitere Kontakte einem Termin zu. Die Suche bezieht sich immer auf die Sortierung. Sortieren Sie nach Namen, wird bei Namen gesucht, entsprechend bei Firma oder E-Mail. Eine Mehrfach-Auswahl ist selbstverständlich möglich.
   2. Neuer Kontakt – Legen Sie hier gleich einen neuen Kontakt an, falls dieser noch nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist.
   3. Persönlicher Datensatz – fügt Ihren persönlichen Datensatz der Firma hinzu.
5. Einladungs-E-Mail senden – Nach Fertigstellung der Aktivität öffnet sich Outlook mit den Kontakten und schickt allen eine Outlook-Einladung zu diesem Termin. Dieser kann dann angenommen und bestätigt werden von den Teilnehmern, auch auf allen gängigen Smartphones. Es muss dazu aber die Outlook-Integration konfiguriert sein.
6. Verknüpfen mit –  ermöglicht es Ihnen mit diesem Termin weitere Firmen, Gruppen oder Verkaufschancen zu verknüpfen. So finden Sie dann denn Termin zum Beispiel auch in einer bestimmten Gruppe oder Verkaufschance wieder.
7. Betreff – Information um welches Thema/Aufgabe es sich bei diesem Termin handelt
8. Resourcen -Werden zu diesem Termin Ressourcen benötigt? Details zur Resourcenplanung
9. Ort – Wo soll der Termin stattfinden?
10. Priorität – verleihen Sie der Tätigkeit eine Wichtigkeit – Details zu den Act! Prioritäten
11. Hinweis – Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, ob Sie von Act! eine rechtzeitige Erinnerung zum Termin erhalten möchten
12. Planen für – Wähelen Sie den Act! Benutzer aus, welcher diese Tätigkeit ausführen muss.
13. Separate Tätigkeit für jeden Kontakt – ohne diesen Haken planen Sie eine Tätigkeit mit allen ausgewählten Kontakten; mit Haken wird für jeden Kontakt eine separate Tätigkeit angelegt. Bei Terminverschiebungen müssen Sie diese dann auch separat verschieben.
14. Privat – auch private Termine sollten in Act! abgebildet werden. Der Kollege sieht dann nur, dass Sie zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar sind, kann aber keine Details zum Termin einsehen. So stellen Sie sicher, dass es zu keinen Terminüberschneidungen zwischen geschäftlichen und privaten Terminen kommt.