Act! und Office Integration – Was steckt alles dahinter?

Act! und Microsoft Office (kurz als Office bezeichnet) in Verbindung ist nicht mehr wegzudenken. Diese Integration bietet uns eine Vielzahl an Möglichkeiten und Funktionen, die das Leben leichter machen.  Word, Outlook und Excel sind die Office Programme, die von der Act! Integration unterstützt werden. Diese werden sowohl in der On-Premise als auch in der Act! for Web Version unterstützt.

Act! und Office – ein Team

• Doch was steckt genau dahinter?
• Welche Funktionen gibt es und wie setze ich sie ein?
• Gibt es Risiken nicht gemacht werden?

Wie integrieren sich Act und Office?

Add-Ins sind das Schlagwort. Add-Ins bieten die Möglichkeit: Verbindungen wie Act! und Office überhaupt erst zu realisieren. Diese werden bereits während der Installation von Act! automatisch mit installiert. Letztlich muss hier nur noch die Verbindung zur Datenbank eingerichtet werden und los geht es. Sie finden Sie die Add-Ins je nach Office Version in der Menüleiste oder in den neueren Versionen unter den Ribbons. Je nach Anwendung haben wir hier aber Unterschiede.

Weitere Interessante Infos dazu Was sind Add-Ins und (De)Aktivieren von Add-Ins in Office Anwendungen

WICHTIG - Office muss als 32Bit Version installiert werden. Act! ist selbst eine 32Bit Version und kann demnach nur so miteinander kommunizieren.

Act! in Office, die Funktionen:

Word

Vorlagen erstellen: In Word haben Sie die Möglichkeit Dokumentenvorlagen zu erstellen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Sie über Act! “Neue Brief-/E-Mail-Vorlage” gehen. Hier können Sie dann ganz einfach auf die Act! Felder zugreifen und diese als Platzhalter einstellen.

Vorlagen verwenden: Wenn Sie in Act! dann einen Serienbrief / -E-Mail erstellen wollen, werden die vorher angelegten Platzhalter mit den Informationen aus Act! gefüllt.

Historie oder Dokument: Alles was Sie darüber drucken oder versenden, wird auch als Historie angelegt. Oder Sie können die Datei als Dokument anhängen. Diese Datei wird dann in der Act! Datenbank Struktur als Kopie angelegt, welche Sie dort weiterbearbeiten können. So bleibt dieses Dokument immer aktuell.

Outlook

Damit Sie Ihre E-Mails auch dahin kommen wo Sie hin sollen, und zwar in die Historie des Kontakts, können alle eingehenden E-Mails mit nur einem Klick dem Kontaktmanagementsystem hinzugefügt werden. Bei ausgehenden Mails wird das automatisch erledigt.

An Act! Kontakt anhängen: bietet die Möglichkeit eine Nachricht an einen oder mehrere Kontakte anzuhängen. Dabei müsst muss der Nachnamen, Vornamen eingetragen oder aus der Liste gesucht werden.

Act! Kontakt erstellen: Legt einen neuen Kontakt im CRM-System an. Die in Outlook vorhanden Kontaktinformationen werden nach Act! übernommen.

Act! Tätigkeit erstellen: Direkt eine neue Tätigkeit erstellen. Hier werden die Kontakte die in der E-Mail-Liste sind hinzugefügt und der Betreff automatisch hinterlegt. In den Details wird der E-Mail Text abgespeichert.

Schnell Anhängen: Hier werden alle zuletzt eingegangenen E-Mails versucht in Act! anzuhängen. Auch hier wird die E-Mail Adresse zur Identifikation genommen. Welche E-Mails angehängt wurden und welche nicht findet man in der Act! E-Mail Synchronisation.

Hier klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Symbol und dann “Fortschritt anzeigen” auswählen. Es werden alle E-Mails gelistet, die synchronisiert wurden.

Unter “Nicht angehängte Nachrichten” findet man alle E-Mails, die nicht zugewiesen wurden konnten. Hieraus lassen sich auch ganz einfach neue Kontakte erstellen und die E-Mails nachträglich zuweisen. Standardmäßig fallen alle Mails nach 15 Tagen aus der Auflistung. Über die optionen unter dem Reiter “Erweitert” kann dies aber individuell eingerichtet werden.

Von den weiteren Punkten Outlook mit Act! synchronisieren raten wir ab, da hier viele Dubletten generiert werden. Erklärungen finden Sie in diesem Artikel: Dublikate in Act!. Ab Act! v17 gibt es hierfür eine Lösung: die sogenannten One Way Sync. Details hierzu finden Sie unter dem Artikel: Act! v17 1-Way Outlook Synchronisation.

Act! und Microsoft Excel

Natürlich dürfen wir Excel nicht vergessen. Auch hier können wir das Dokument einfach einem Kontakt, einer Gruppe oder Verkaufschancen zuweisen. Ebenso können Sie Inhalte der Excel Firmen und Kontaktfeldern zuweisen.