Geburtstagswünsche kommen bei Kunden meistens gut an. Oft hat man allerdings nicht die Zeit dazu jeden einzelnen Kunden anzuschreiben. Act! bietet leider auch keine Möglichkeit ein automatisches Geburtstagsmailing zu versenden.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie trotzdem mit wenig Aufwand Ihren Kunden gratulieren können.
Geburtstagsmailing versenden
Beispiel für eine personalisierte Geburtstagsmail für Act!
So in etwa könnte Ihr Geburtstagsmailing aussehen. Sie benötigen dazu lediglich das Marketing-Tool für Act! OUTREACH|IT.
Wie muss ich vorgehen?
1. Dynamische Gruppe erstellen
Öffnen Sie Act! und klicken Sie auf “Gruppen”. Wählen Sie den Button “Neu” direkt unter der Menüleiste von Act! aus. Geben Sie der Gruppe nun einen passenden Namen z.B. “Geburtstags Gruppe”. Direkt über der noch leeren Liste mit Kontakten, sehen Sie die Option “Kontakte hinzufügen/entfernen”. Nachdem Sie darauf geklickt haben, öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie Kontakte manuell hinzufügen können oder Kriterien für eine dynamische Gruppe bestimmen können. Klicken Sie auf “Kriterien bearbeiten”.
Kriterien für eine dynamische Gruppe für Geburtstagsmailing
Wie im Screenshot abgebildet müssen Sie folgende Kriterien angeben:
Typ = Kontakt;
Feldname = Geburtsdatum
Operator = Gleich (=)
Wert = Heute
Klicken Sie auf “Zu Liste zufg” um das Kriterium zur Liste hinzuzufügen und anschließend auf “OK”.
Sie haben ab jetzt alle Kontakte in dieser Gruppe, die heute Geburtstag haben und denen Sie gratulieren möchten.
2. Vorlage in OUTREACH|IT erstellen
Melden Sie sich in OUTREACH|IT an und klicken Sie auf den Tab “Reports”. Erstellen Sie einen neuen Report bzw. kopieren Sie einen bestehenden und öffnen Sie diesen.
Es werden nun Ihre Zugangsdaten für die festgelegte Act! Datenbank abgefragt. Bei erfolgreicher Eingabe öffnet sich der Report Designer, indem Sie Ihre E-Mail designen können. Sie haben jetzt auch Zugriff auf die Act! Kontaktfelder. Ziehen Sie sich einfach das entsprechende Kontaktfeld in den Report per “Drag and Drop” um den Namen des Kontaktes einzufügen. In unserem Benutzerhandbuch finden Sie dazu mehr Informationen.
Wenn Sie mit dem Bearbeiten Ihrer Vorlage fertig sind, klicken Sie einfach auf das “Speichern” Symbol in der oberen Menüleiste bzw. speichern die Vorlage über die Tastenkombination “Strg” + “S”. Schließen Sie die Vorlage um fortzufahren.
3. Vorlage einbinden
Klicken Sie nun auf den Tab “Schema”. Erstellen Sie ein neues Schema und melden Sie sich mit Ihren Act Benutzerdaten an der entsprechenden Act! Datenbank an. (Siehe Screenshot)
Beispiel für das Schema Geburtstagsmailing
Klicken Sie auf weiter und wählen Sie Ihre dynamische Gruppe von Schritt 1 aus. Eine genaue Beschreibung finden Sie in unserem Handbuch.
4. Wiederholung konfigurieren
Im letzten Schritt müssen Sie nur noch festlegen wie oft OUTREACH|IT die dynamische Gruppe auf neu-hinzugekommene Kontakte überprüfen soll. Gehen Sie dazu auf den Reiter “Jobs”. Beim erstellen eines neuen Jobs müssen Sie das entsprechende Schema auswählen (im Beispiel: “Geburtstagsmailing). Stellen Sie nun die Uhrzeit ein, an welcher die Mail versendet werden soll. Bei der Widerkehrungsvorlage wählen Sie “täglich” aus und “jeden 1 Tag”.
Vergewissern Sie sich dass der Job aktiv ist und der OUTREACH|IT Service läuft, denn nur dann wird Ihr Geburtstagsmailing auch versendet. Nun erhalten all Ihre “Geburtstags-Kunden” automatisch eine personalisierte E-Mail.
Nutzern Sie das Benutzerhandbuch, falls Fragen auftreten. Bei sonstigen Problemen steht Ihnen unser Support – Team gerne zur Verfügung.