Besprechungen und Termine verwalten: Eine wesentliche Anforderung an jedes CRM-System ist das Termin-Management. Unter Termin-Management versteht man die Verwaltung von Aufgaben, Terminen sowie Wiedervorlagen. Oft kommen verschiedene Kalender wie Act!, Outlook, Google in Einsatz – wie schnell verliert man da den Überblick und Termine überschneiden sich. So behalten Sie den Überblick.
Besprechungen und Termine verwalten in Act!
Act! bietet Funktionen zur Synchronisation mit Outlook und Google Kalender an. Warum aber trotzdem die Termine in Act angelegt werden soll erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Terminplanung außerhalb von Act!
Im Unterschied zu Outlook oder Google erstellt Act bei einem Termin immer einen Link zu den beteiligten Kontakten, Firmen und/oder Verkaufschance. Tragen Sie einen Termin in den Outlook oder Google Kalender ein und synchronisieren Sie dann mit Act!, so hat das folgende Auswirkung: die Tätigkeiten sind zwar in Act! sichtbar, werden aber nicht mit dem CRM-Datensatz verknüpft. Somit haben Sie keinen direkten Zugriff auf die Kundendaten und die Protokollierung der Historie funktioniert nicht. Gerade der Aufbau einer firmenweiten Aktivitätenhistorie für Kunden macht das CRM-System Act! so wertvoll. Jeder Mitarbeiter sieht damit beim Datensatz auf einem Blick wer wann zu welchem Thema das letzte Mal mit dem Ansprechpartner in Kontakt war.
Terminplanung in von Act!
Planen Sie Ihre Termine direkt in Act! und synchronisieren Sie dann mit dem Outlook-Kalender so haben Sie das Beste von beiden Welten: Termine in beiden Kalendern ersichtlich so wie den Zugriff und die protokolierung direkt in Act!
Grundsätzlich empfehlen wir nur eine Sychronisation von Act! mit Outlook in unidirektionaler Weise. Hintergründe dazu finden Sie im Beitrag Act! One-Way-Outlook-Synchronisation. Für die bidirektionale Synchronisiation empfehlen wir das Addon Handheldcontact. damit können Sie mobile Geräte wie Android, Blackberry und IOS Geräte mit Act! synchronisieren.
Act! bietet Ihnen die Möglichkeit Besprechungsanfragen so zu konfigurieren, so das diese direkt über Act geschickt und bearbeitet werden können. Gerne helfen wir Ihnen bei der Einrichtung weiter. Somit können Sie direkt aus dem CRM-System Anfragen zu Terminen versenden ohne den Umweg über Outlook.