Ihre Vertriebsmitarbeiter beklagen sich über das eingesetzte CRM System? An dieser Stelle sollten Sie Ihrem Vertriebsteam genau zuhören.
Ihre Mitarbeiter sind mit Ihrem CRM System unzufrieden?
Wir stellen Ihnen fünf Punkte für ein erfolgreiches CRM System vor.
Ihre Vertriebsmitarbeiter beklagen sich über das eingesetzte CRM System? Nicht der Mitarbeiter, sondern das CRM-System habe den Fehler zu verantworten? Das System sei so langsam, man müsse dauernd warten? Die Mitarbeiter seien mehr mit dem Einpflegen von Daten als mit Verkaufen beschäftigt?
An dieser Stelle sollten Sie Ihrem Vertriebsteam genau zuhören. Denn nicht immer macht ein CRM System das, was es eigentlich soll: Ihre Mitarbeiter unterstützen und die Produktivität Ihrer Firma erhöhen.
Es gibt einige klassische Ursachen dafür, dass Mitarbeiter mit einem CRM System nicht zufrieden sind. Wir von CRMADDON – einem der führenden deutschen Beratungsunternehmen für die CRM-Lösung Act! von Swiftpage – haben diese Ursachen zusammengetragen und präsentieren Ihnen im Folgenden Lösungen und Hilfen für einen erfolgreichen Einsatz Ihres CRM Systems. Damit es Ihre Mitarbeiter gerne und produktiv einsetzen.
1. Professionelle Auswahl Ihres CRM Systems
Bevor Sie ein neues Auto kaufen, wählen Sie es sorgsam aus und fahren es Probe. Und nur wenn alles passt, dann kaufen Sie es auch. Sie haben fünf Sprösslinge, die durch die Gegend kutschiert werden wollen? Dann wird es eher ein Minivan denn ein zweitüriges Sportcoupé. Oder Sie sind alleinstehender Single? Dann dürfte die Wahl eher auf das Sportcoupé fallen und der Minivan außen vor bleiben.
Noch mehr als ein Auto zu Ihnen muss Ihre CRM-Lösung zu Ihrem Unternehmen passen. Sie muss also sorgfältig ausgewählt werden. Die CRM-Lösung muss Ihren Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitskraft zu entfalten und ihr Engagement voll und ganz zum Wohle Ihrer Firma einzubringen. Die richtige Wahl des CRM-Systems entscheidet darüber, ob Ihre Mitarbeiter und damit Ihr Vertrieb und Ihre Firma erfolgreich arbeiten.
Viel zu oft hören wir, dass der Auswahlprozess nicht mit der erforderlichen Sorgfalt durchgeführt wurde. Insbesondere sollten Sie ihn nicht auf wachsweiche Kriterien wie die folgenden stützen:
- „Ich habe früher schon mal damit gearbeitet.“
- „Der Vertriebsleiter eines befreundeten Unternehmens schwört darauf. Es sei das Einzige, das etwas tauge.“
Sie sind als Vertriebsleiter ausgewiesener Experte für Vertrieb, aber der Auswahlprozess eines CRM-Systems gehört nicht zu Ihrem Alltagsgeschäft.
Wir empfehlen daher: Professionalisieren Sie den Auswahlprozess!
- Planen Sie ausreichend Zeit für diesen Prozess ein und lassen Sie sich durch externe Experten für den Auswahlprozess von CRM-Lösungen beraten. So, wie Sie auch bei anderen grundlegenden Entscheidungen Ihres Unternehmens externe Experten zurate ziehen.
Die Experten von CRMADDON beraten Sie gerne dabei, wie sich Ihre Anforderungen mit dem CRM-System Act! von Swiftpage umsetzen lassen. Mit unserem Fachwissen, Know-how, unseren analytischen Fähigkeiten und 20 Jahren Erfahrung gehen wir mit Ihnen Schritt für Schritt durch den Prozess der Systemanalyse. Wir ermitteln dabei, was Sie tatsächlich benötigen und mit welchen Komponenten von Act! sich Ihr Anforderungsszenario am besten umsetzen lässt. Zu diesen Komponenten zählen die verschiedenen Editionen von Act!, zusätzliche Add-ons, mit denen sich der Funktionsumfang von Act! erweitern lässt, individuelle Anpassungen und gegebenenfalls speziell auf den Kunden zugeschnittene Programmierarbeiten.
Mit diesem Arsenal an Möglichkeiten haben wir für unsere Kunden die unterschiedlichsten Anforderungsszenarien in der Welt von Act! erfolgreich umgesetzt.
2. Professionelle Anpassung Ihres CRM Systems
Lösungen von der Stange passen schon irgendwie, aber nie so ganz richtig. Jede Branche, jedes Unternehmen, jeder Einsatzzweck erfordert andere Daten und Arbeitsabläufe. Daher müssen Sie Ihre CRM-Lösung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Wenn Sie Ihr CRM-System nicht anpassen, dann erfassen Ihre Mitarbeiter vielleicht genau die Daten nicht, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Oder nur auf Papier und Haftnotizen, und schon haben Sie wieder eine Zettelwirtschaft wie zu Opas Zeiten. Zudem fehlen Ihnen vielleicht genau die Vertriebsberichte, die Sie für Ihre Branche, Ihr Unternehmen und Ihren Einsatzzweck benötigen.
Sie können in Act! zusätzliche Datenbankfelder anlegen, Dropdown-Listen definieren, Layoutansichten designen und Berichtsvorlagen entwerfen. So einfach und intuitiv Sie das in Act! durchführen können, so wichtig ist eine gute Systemanalyse mit entsprechender Umsetzung.
Schnell sind im Do-it-yourself-Verfahren neue Datenbankfelder angelegt und irgendwo aufs Layout geworfen, mit besten Absichten. Ihre Mitarbeiter klicken sich dann die Finger wund, um die entsprechenden Eingabefelder zu finden. Aber nur dann, wenn Ihre Mitarbeiter die Eingabefelder schnell und intuitiv finden, werden die Daten auch tatsächlich eingegeben.
Zudem manövriert man sich mit schnellen Umsetzungen gerne in eine Ecke hinein, aus der man kaum noch herausfindet, sofern man die Datenstruktur einmal erweitern möchte.
Wir empfehlen daher: Professionalisieren Sie die Anpassung!
- Analysieren Sie mit einem Experten für CRM-Systeme Ihre Arbeitsabläufe und Anforderungen und entwerfen Sie gemeinsam geeignete Strukturen für Datenbank, Layoutansichten und Vertriebsberichte.
Die Experten von CRMADDON führen Sie gerne durch den Prozess der Anpassung Ihres Act!-Systems und sorgen so gemeinsam mit Ihnen für den optimalen Workflow in Ihrer Vertriebsabteilung. Wir haben zudem das Wissen und die Übersicht, wie sich ein Prozess am besten in Act! umsetzen lässt, ohne sich dabei zukünftige Änderungen und Erweiterungen zu verbauen.
3. Professionelle Schulungen für Ihre Mitarbeiter
Act! ist ein umfangreiches und mächtiges Werkzeug in der Hand Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Es ist einfach zu erlernen und intuitiv zu bedienen. Nichtsdestotrotz gilt für Act! dasselbe wie für jede andere Software: Man muss die Bedienung erlernen, um die Software schnell und sicher bedienen zu können. Und nur wer Software schnell und sicher bedienen kann, der macht das gerne und ist dabei produktiv. Ganz zum Wohle Ihrer Firma.
Ihre Mitarbeiter erachten ihr CRM-System eher als frustrierend denn als hilfreich und sie arbeiten nicht gerne damit? Dann liegt es vielleicht alleine daran, dass sie nicht wissen, wie man es bedient. Wurde das CRM-System eingeführt, aber keiner hat die Mitarbeiter eingelernt und geschult? Das Fehlen von Einarbeitung und Schulung führt zu Fehlern in der Bedienung. Häufig wissen die Mitarbeiter nicht, was sie denn in der Datenbank machen sollen, was sie machen können und welche Chancen und Möglichkeiten ein gutes CRM-System wie Act! für den Vertrieb eröffnet.
Dies wird häufig als Grund genannt, weshalb ein neues CRM-System von den Mitarbeitern nicht angenommen wird und die Einführung letztlich fehlschlägt.
Wir empfehlen daher: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter professionell schulen!
- Zertifizierte Experten schulen Ihre Mitarbeiter und sorgen damit für ein solides und dauerhaftes Fundament für eine erfolgreiche Arbeit mit Act!.
Die Experten von CRMADDON schulen Ihre Mitarbeiter nach den offiziellen Schulungsrichtlinien des Act!-Herstellers Swiftpage. Unsere Trainer sind zertifizierte Act!-Premier-Trainer. Zusätzlich sind wir federführend an der Erstellung der offiziellen deutschsprachigen Schulungshandbücher für Act!-Anwender und Act!-Administratoren beteiligt. Gerne führen wir auch speziell auf Ihre Anforderungen ausgerichtete Act!-Schulungen durch, auf Wunsch auch in Ihrem Hause.
4. Integration Ihrer bestehenden Programme
Outlook, Word und Excel sind Programme, mit denen Ihr Vertrieb bereits arbeitet. Ihr CRM-System sollte nicht einfach ein weiteres Programm sein, das von Ihren Mitarbeitern zusätzlich geöffnet werden muss. Es sollte ein Programm sein, das die bereits verwendeten Programme nahtlos integriert und mit diesen zusammenarbeitet.
So sollten zum Beispiel Absprachen in E-Mails aus Ihrem E-Mail-Programm heraus in die Datensätze des zugehörigen E-Mail-Absenders übertragen werden können, ohne dass Ihr Mitarbeiter umständlich mit Copy & Paste zwischen zwei Programmen arbeiten muss. Denn nur dann, wenn diese Tätigkeiten einfach, schnell und bequem auszuführen sind und Ihr CRM-System bei den integrativen Möglichkeiten auf dem Stand der Technik ist, werden Ihre Mitarbeiter auch auf lange Sicht diese Funktionen und das CRM-System nutzen.
Unsere Empfehlung: Verwenden Sie mit Act! ein CRM-System, das Ihre bestehenden Programme nahtlos integriert!
- Act! arbeitet mit sehr vielen Programmen zusammen, die üblicherweise im Vertrieb eingesetzt werden. So sind Outlook, Word und Excel aus Microsoft Office unter anderem über Office-Add-ons tief greifend mit Act! verzahnt. Ebenso sind die sozialen Medien und Netzwerke in Act! eingebunden.
Die Experten von CRMADDON zeigen Ihnen gerne, wie gut Ihre bereits im Vertrieb genutzten Programme in Act! integriert sind.
5. Ihre Mitarbeiter sind mobil? Dann sollte Ihr CRM System auch mobil sein!
Ihre Mitarbeiter sind öfters beim Kunden vor Ort? Ist es Ihr CRM System dann auch? Wenn ein Mitarbeiter draußen vor Ort ist, Aufträge akquiriert, an Besprechungen teilnimmt und Lösungen für den Kunden findet, dann sollte er vollen Zugriff auf den Kundendatensatz haben. Denn dieser enthält die offerierten Angebote, die Absprachen und die getätigte Kommunikation, und Ihr Mitarbeiter kann neue Daten direkt vor Ort eingeben. Ohne vorher im Büro seitenweise Papier auszudrucken und nachher im Büro Daten von Notizzetteln einzupflegen.
Ihr Mitarbeiter benutzt bevorzugt das Smartphone? Dann ist eine rein windowsbasierte CRM-Lösung wenig geeignet. Oder er sitzt eine Stunde im Flugzeug und möchte noch mal die Daten und Absprachen durchgehen? Er wartet am Bahnhof in einem Funkloch? Dann ist eine rein cloudbasierte CRM-Lösung, die auf eine funktionierende Internetverbindung angewiesen ist, auch nicht das Wahre.
Mobiles Arbeiten muss heute überall funktionieren, ob eine Internetverbindung besteht oder nicht. Auf dem Smartphone, auf dem Tablet und auf dem Notebook. Mobile Lösungen sind nicht nice-to-have, sie sind die Grundlage eines erfolgreichen Vertriebes mit Außendienst. Denn nur dann, wenn die Benutzung des CRM Systems einfach und jederzeit möglich ist, wird der Mitarbeiter es auch tatsächlich verwenden und vom Nutzen überzeugt sein. Begeistern Sie ihn für seine Arbeit mit einem Werkzeug, das ihm immer hilfreich zur Seite steht. Und nicht nur dann, wenn er gerade wieder mal im Büro ist.
Unsere Empfehlung: Verwenden Sie ein mobiles CRM-System, wenn Ihre Mitarbeiter mobil sind!
- Act! gibt es in verschiedenen Editionen und mit hilfreichen Add-ons für den Mobilbetrieb. Es ermöglicht entsprechend Ihren Anforderungen zusätzlich zur stationären Nutzung im Büro auch die mobile Nutzung mit Smartphone, Tablet und Notebook.
Die Experten von CRMADDON beraten Sie gerne bei der Mobilstrategie für Ihren Vertrieb und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter auch außer Haus auf ihre Kundendaten zugreifen können.
Resümee
Ist Ihr CRM-System tatsächlich so schlecht, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter meinen? Vermutlich nicht. Könnte es denn deutlich besser sein, wenn Sie obige Punkte beachten? Sicher ja! Der Schlüssel ist: Finden Sie die richtige CRM-Lösung für sich, passen Sie sie an Ihre Anforderungen an, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und arbeiten Sie sie in das System ein. Integrieren Sie das System in die anderen Programme Ihres Vertriebes und finden Sie das richtige Maß an Mobilität für Ihre Zwecke.
Das klingt nach reichlich Arbeit im Vorfeld der Auswahl eines CRM-Systems? Gerne unterstützen Sie die Experten von CRMADDON dabei und zeigen Ihnen die Möglichkeiten in der Welt von Act!, einer der beliebtesten CRM-Lösungen weltweit.
Sie haben Fragen?
Sie möchten mehr über Auswahl, Anpassung, Schulung, Integration und Mobilität eines CRM-Systems erfahren? Sie wollen die Möglichkeiten von Act! kennenlernen? Sie möchten Ihr bestehendes CRM-System besser auf Ihre Anforderungen ausrichten?
Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!
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