Eine zentrale Anforderung an eine CRM-Software ist Management von Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiter mit den Kontakten. Die professionelle Verwaltung von Wiedervorlagen, Aufgaben, Terminen, Besprechungen erleichtert die tägliche Arbeit und erhöht die Qualität der Kundenkommunikationsdaten in Act!. Die Planung von überschneidungsfreien Terminen steht und fällt mit der Dauer der Aktivitäten. In diesem Beitrag werden die Änderungen zur Dauer der Tätigkeiten abhängig vom Typ ab der Version Act! v17 beschrieben.

Dauer der Tätigkeiten abhängig vom Typ

Die Tätigkeiten in Act! können sehr sorgfältig geplant werden. Egal ob für sich persönlich oder für einen Ihrer Kollegen einen Kundentermin planen: Sie können das Thema, dasDatum sowie die Startzeit, den Ort sowie zusätzliche Informationen hinterlegen. Um Terminüberschneidungen zu vermeiden kann für jede Tätigkeit eine Dauer gesetzt werden. Act! erlaubt Ihnen die Konfiguration von Tätigkeitstypen und die Vorbelegung mit einer Standarddauer für diesen Typ. Seit der Version Act! v17 wird die Dauer bei Änderung des Tätigkeitstyps auch entsprechend geändert. Diese Funktionalität wurde von der Act! Community gewünscht. Für langjährige Act! Anwender ändert sich die Übernahme der Dauer bei Änderung des Tätigkeitstyps für bestehende Tätigkeiten.

Der Act! Tätigkeitstyp

Act! bietet Ihnen die Möglichkeit die verschiedenen Tätigkeitstypen komplett an Ihre Wünsche anzupassen. Sie können als standardmäßigeVorbelegungen

• die Priorität
• die Hinweisoptionen
• und die Dauer der Tätigkeiten

konfigurieren.

Bei der Planung einer Tätigkeit legen Sie den Tätigkeitstyp fest. Damit wird auch die voreingestellte Dauer gesetzt. Diese können Sie bei Bedarf anpassen. Die Dauer kann hier je nach Bedarf eingestellt werden und reicht von 0 Minuten bis zu mehreren Tagen. Bitte beachten Sie, dass die Dauer einer Tätigkeit festgelegt ist und die Abschlusszeit entsprechend kalkuliert wird.

WICHTIG: Wird nun für eine bestehende Tätigkeit der Typ geändert, dann wird nicht die individuell zuvor gesetzte Dauer übernommen, sondern die Standarddauer des neu gesetzten Typs.

Funktionsänderung der Dauer der Tätigkeiten

Wir erklären Ihnen die Funktionsänderung der Dauer der Tätigkeiten an Hand eines kleinen Beispiels. Erstellen Sie eine Tätigkeit für Ihren Kollegen von Typ “Termin” und tragen eine Dauer von 2 Stunden ein. Nun passt Ihr Kollege diese Tätigkeit an und ändert den Typ auf  “Besprechung“. Nun passiert folgendes: die Dauer wird von 2 Stunden auf die standardmäßige Dauer des Typs “Besprechung” gesetzt. Diese Änderung kann gewünscht sein, ist aber für langjährige Act! Anwender neu. Bisher wurde die eingestellte Dauer beibehalten. Bitte beachten Sie diese Änderung der Funktionalität bei Ihren Terminplanungen.

Dies ist seit der Version 17 von Act! der Fall. Das wurde geändert da es wohl sehr oft angefragt wurde.
Um dies zu vermeiden haben Sie die Möglichkeit die Dauer der Aktivität danach noch zu verändern.
Ebenfalls können Sie für alle Aktivitäten die selbe Dauer wählen z.B. 1 Stunde.

Falls Sie noch mehr Fragen zum Thema Tätigkeiten haben wir hier für Sie noch ein paar Artikel von uns:

Tätigkeiten in Act!
Wiederkehrende Tätigkeiten
Prioritätsstufen in Act!