Duplikate in Act!: Immer wieder bekommen wir von Act! Anwendern zuhören, dass Kontakte mehrfach in Act! angelegt sind. Eindeutige und verlässliche Daten in Ihrem CRM-System stellen einen wichtigen Baustein für den Erfolg dar. Die Dublettenerkennung ist ein wichtiges Tool zur Gewährleistung der Verlässlichkeit der Kundendaten. Je exakter Ihre Daten sind, desto effektiver können die Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams arbeiten.

Ursachen für Duplikate in Act!:

• Import von Daten ohne Prüfungsmöglichkeiten auf Duplikate
• Syncronisation mit Google oder Outlook
• Fehler bei de Anlage durch unaufmerksame Benutzer
• Die Act! Funktion Dublettensuche ist nicht aktiviert

Tipps zur Vermeidung von Duplikaten in Act!:

Hier gibt es verschiedene Punkte, die Sie proaktiv tun können, um Duplikate zu vermeiden.

• Trainieren Sie Ihre Anwender vor der Anlage eines Kontakts, nach bestimmten  Kriterien zu suchen: wie zum Beispiel Email, Telefonnummer, Ort und/oder  Firma.
• Kommunizieren Sie Duplikaterkennungsregeln firmenweit. Legen Sie fest welche Kontaktdaten in welchen CRM-Felder eingetragen werden.
• Definieren Sie Soll-Felder, das sind Felder, die bei Anlage eines Kontaktes ausgefüllt werden sollen. Bitte legen Sie diese NICHT als Pflichtfelderin Act! an. Denn dann tragen Ihre Mitarbeiter entweder in diese Felder irgendetwas ein, sollten diese Infos bei Anlage nicht vorliegen oder es werden Kontakte einfach nciht angelegt.
• Aktivierung der Act! Duplikatenprüfung: Damit werden Duplikate schon bei der Anlage eines neuen Kontakts erkannt und der Anwender wird darauf hingewiesen, dass der neue Kontakt eine mögliche Dublette ist. Die Duplikatsuche wird ausgeführt, wenn ein Benutzer einen neuen Datensatz erstellt oder einen vorhandenen Datensatz aktualisiert.
• Deaktivierung der Syncronisation mit Google oder Outlook. Leider verwerfen beide Programme die Act! interne eindeutige ID der Datensätze. Damit ist eine eindeutige Zuordung nicht mehr möglich bei der Rücksynchronisierung. Mit der Act! Version 17.1 wird auch eine unidirektionale Schnittstelle zu Outlook integriert sein. Dies kann dann eingesetzt werden.
• Beim Import von Daten ist die  Duplikatenprüfung sehr wichtig.
  Die Suche der Act! internen Importfunktion kann nur bei 100% Übereinstimmung reagieren. Somit müssen Sie sicher stellen, dass in deer zu importierenden Datei doppelte Kontakte tatsächlich 100% übereinstimmten,  ansonsten greift die eingebaute Duplettensuche nicht. Alternativ können Sie natürlich auch die DATASUITE|IT für Act! einsetzen, diese bietet ausgefeiltere Methoden zur Duplikatensuche.