Handheld Contact für Act! bietet die Funktionalität Daten zwischen dem CRM-System Act! und Ihren Mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet zu synchronisierern ohne die Gefahren: Datenverlust und Dubletten. Die Handheld Contact Technologie nutzt die eindeutige Daten-ID zur Synchronisation. Dadurch werden Ihre Daten vor Verlust oder Duplizierung geschützt.

Die Technologie hinter Handheld Contact für Act!

Es sind auf dem Markt verschiedene Tools zu finden, die diese Funktionalität für Act! anbieten. Aber wir haben mit den Lösung Sync über Outlook,  123Sync und Companionlink immer wieder dieErfahrung machen müssen, dass entweder Daten dupliziert wurden oder verloren waren. Die Handheld Contact Technologie für Act! nutzt zur Datensynchronisation die Act! UID (eindeutige ID). Durch Verwendung dieser Technologie kann Handheld Contact die Sycronisation ohne Gefahr für die Daten ausführen. Wir selbst nutzen und verkaufen Handheld Contact seit 2003 und haben noch nie einen Datenverlust dadurch erlebt.

Die Module der Handheld Contact Technologie

Handheldcontact für Act besteht aus 3 Komponenten.

1. Modul: Das Windows Plugin

Dieses Software-Modul wird auf Ihrem Windows Server/Workstation installiert und überwacht die Konten der Mitarbeiter, die einen Handheld Contact für Act! Account haben. Alle Datenänderungen werden protokolliert und auf die Middleware übertragen. Nur das Plugin startet eine Verbindung zur Middleware, gemäß des eingerichteten Zeitplans. Ein Öffnen von Ports auf der Firewall ist also in 99% aller Fälle nicht notwendig

2. Modul: Middleware für Handheld Contact

Die Middleware ist ein Linux-Server der in Deutschland oder in Kanada steht. Bei der Einrichtung können Sie auswählen, ob Sie düber den deutschen oder den kanadischen Server synchronisieren möchten. Alle Accounts auf ihrem Server müssen sich für ein “Land” entscheiden. Die Middleware ist ein Postfach-Server, d.h. jeder Account hat zwei Postfächer:

• ein Postfach für alle Daten, die vom Server zum mobilen Gerät übertragen werden und
• ein Postfach für Daten, die vom mobilen Gerät zum Act! Server übertragen werden.

Direkt nach der Ausführung einer Synchronisation werden die Daten aus den Postfächern gelöscht. Sie bestimmen bei der Einrichtung die Häufigkeit der Synchronisation. Es werden also stets nur sehr kurzfristig Daten auf der Middleware gehalten.

3. Modul: Die App für Handheld Contact für Act!

Abhängig von Ihrem mobilen Gerät können Sie die App vom Playstore,  Istore oder dem Store für Blackberry herunterladen. Die Daten werden in einer separaten App angezeigt, können aber auch in ihr Smartphone Adressbuch gespiegelt werden. Damit können Sie die Act! Daten beispielsweise auch per Bluetooth mit ihrem Auto verwenden.

Wie funktioniert Handheldcontact für Act! ?

Die Handheld Contact Technologie generiert beim Anlegen des Accounts einen eindeutigen Schlüssel, der dem mobilen Gerät und der Windows App mitgeteilt wird. Somit werden die beiden Applikationen über den Schlüssel verknüpft. Die Kommunikation zwischen Ihrem Server, der Middleware und Ihrem Smartphone wird über SSL abgewickelt, die Daten werden mit  Triple-Des verschlüsselt. Nur bei der ersten Datenübertragung werden diese komplett übermittelt. Bei jeder weiteren Synchronisation wird nur die eindeutige ID des Datensatzes und der geänderte Teil der Daten, zum Beispiel die Telefonnummer, übertragen.

Mit den Standard-Einstellungen werden nur die Kontakte übertragen, mit denen Sie einen Termin in AcT! geplant haben. Sie können aber eine oder mehrere Gruppen definieren, deren Datensätze auch übertragen werden sollen.

Welche Tätigkeiten werden übertragen?

Standardmäßig werden Tätigkeiten des Typs: ToDo, Besprechung und Anruf übertragen. Selbstverständlich können Sie auch diese Einstellungen anpassen und jede andere Aktivitätenart auswählen und zur Übertragung freigeben.

Wievele Historien werden übertragen?

Bei der ersten Übertragung eines Kontakts, werden je nach Einstellung zwischen einer und vier zugehörigen Historien übertragen. Alle neuen Historien werden dann hinzugefügt. Anhänge und Dokumente werden nicht übertragen.

Ausgewählte Anwenderfragen

Wieviele Kontakte kann ich mit Handheldcontact übertragen?
Bis zu 15.000 können Sie synchronisieren. Allerdings empfehlen wir maximal 1000 Kontakte, denn die meisten Autos erlauben nur 1000 Kontakte per Bluetooth.

Liegen meine Daten im Internet?
Da die Middleware als Postfach fungiert, liegen die Daten nur kurzfristig im Internet. Bei Daten-Änderungen werden nur die wirklich benötigten Daten-Teile übertragen.

Kann ich einen Account für mein Smartphone und mein Tablet verwenden?
Nein, da Handheld Contact für Act als Postfachdienst arbeitet. Auf Grund dieser Technologie kann nur ein Gerät die Daten abholen. Nach Abholung der Daten durch das erste Gerät findet das zweite Gerät dann nur ein leeres Postfach vor. Man benötigt pro mobilem Gerät einen Handheld Contact Account.

Kann ich die Daten aus Handheld Contact für Act! exportieren?
Jein, grundsätzlich erstmal nein. Haben Sie die Option Sync mit lokalen Adressbuch freigegeben, dann ist ein Export der Adressdaten möglich. Aktivitäten und Historien können grundsätzlich nicht exportiert werden.