Sortierte Etiketten – können sehr hilfreich sein. Der Versand von Briefen nach Postleitzahlen sortiert kann die Portokosten senken. Zum Beispiel bietet die Post den Versand zu einem besonders günstigen Preis an. Wir zeigen Ihnen gerne wie Sie die Adressen direkt in Act! vor dem Ausdruck entsprechend sortieren und somit die manuelle Sortierung einsparen können. Damit sparen Sie doppelt.

Sortierte Etiketten – Briefe effizient versenden

Die Funktion Etiketten aus Act! zu drucken haben Sie sicherlich schon kennengelernt. Nun möchten Sie aber Ihre tägliche Arbeit und den Versand von Briefen optimieren. Portokosten können Sie unter anderem sparen, wenn die Briefe schon nach Postleitzahlen sortiert abgegeben werden. Warum aber manuell sortieren, wenn die Adressetiketten schon aus dem CRM-System Act! gedruckt werden? Die Sortierung kann nicht nur nach Postleitzahlen erfolgen. Sie können ein beliebiges Sortier-Kriterium festlegen. Wir zeigen Ihnen die Schritte an Hand der Postleitzahl, da dies für Adressen doch meist verwendet wird.

Sortierte Etiketten aus Act! drucken

Schritt 1: Suche der Kontakte erstellen

Erstellen Sie zunächst eine Suche der Kontakte deren Adressen Sie ausdrucken möchten.

Das kann eine sehr einfache Suche, zum Beispiel nach dem Kriterium Postleitzahl, sein. Möchten Sie Postleitzahlen nach Kriterien einschränken, so müssen Sie in die “Erweiterte Abfrage” wechseln. Wählen Sie hier nun im Feldnamen das entsprechende Feld aus und setzen den gewünschten Operator und Wert ein.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Suchen in Act!, so finden Sie hier ebenfalls einen Artikel von uns: Act! Suche

In diesem Beispiel möchte ich alle Kontakte finden, deren Postleitzahlen größer als 80000, aber dennoch kleiner als 80100 sind.
In diesem Schritt definieren Sie welche Postleitzahlen-Bereiche angezeigt werden.

Sortierte Etiketten aus Act! drucken

Bestätigen Sie diese Suche nun über “OK”. Ihnen werden nun die passenden Kontakte in einer Act! Liste angezeigt.

Schritt 2: Sortierung festlegen

Mit einem Klick auf die Spalte Postleitzahl in der Kontaktliste können Sie die Daten an Hand dieser Werte sortieren.
Sie können also ein beliebiges Act! Kontaktfeld wählen und danach sortieren. In dieser Reihenfolge werden dann auch die Daten ausgedruckt.

Schritt 3: Etiketten drucken

Über die Tastenkombination STRG + P oder über das Menü: “Datei – Drucken …” gelangen Sie in das Druckmenü.
Wählen Sie in der linken Auswahlliste die Option Etiketten aus.
Im folgenden Feld müssen Sie die Kriterien des Drucks auswählen. Wählen Sie hier bitte die “Aktuelle Suche” als den Filter. Dies ist wichtig, da der Datenumfang und die Reihenfolge der zudruckenden Etiketten dann der Auswahlliste entsprechen.

Nun können Sie noch auswählen ob Sie die Suche in einer Vorschau angezeigt haben wollen oder diese direkt gedruckt werden soll.

Filter definieren

Wenn Sie hier nun in der Auswahlliste “Bericht ausgeben als:” anstatt der Option Vorschau die Option Drucker auswählen wird die aktuelle Suche an Ihrem Etikettendrucker ausgedruckt.

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