Neue Kontakte in Act! anlegen – wie gehts richtig?
Zum Anlegen neuer Kontakte in Act! haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
- Neuer Kontakt
- Kontakt kopieren
- Kontakt aus Firma erstellen
- Import von Daten
Je nach Situation ist eine dieser Möglichkeiten zielführend. Schon bei der Defintion Ihrer Act! Datenbank sollten Sie nicht nur über die Informationen, die zu einem Kontakt oder einer Firma gespeichert werden nachdenken, sondern auch über den Workflow “Wie werden in Ihrem Unternehmen neue Datensätze erfasst?”.
Die Defintion der Felder und Ihrer Attribute wie Primärfeld, Leerwerte zulassen beziehungsweise Verknüpfung mit trägt entscheidet zur späteren Qualität Ihrer Daten in der Datenbank bei. Zuviele Pflichtfelder beispielsweise führen dazu, dass entweder Datensätze, deren Information zu Pflichfeldern unbekannt ist, nicht erfasst werden oder mit unrealistischen Werten in diesen Feldern.
Beim Anlegen eines neuen Kontaktes sollte zuvor geprüft werden, ob diese Person schon im System erfasst wurde oder nicht. Beachten Sie dazu auch Duplikate in Act!. Sind unterschiedliche Regelungen zu Zugriffsberechtigungen in Ihrer Act! Benutzerverwaltung hinterlegt, so sollten Sie auch prüfen, ob nicht bereits ein Kollege diesen Datensatz erfasst hat. Bitten Sie Ihren Kollegen gegebenenfalls Ihnen Zugriff auf den Kontakt einzurichten.
Beim Anlegen eines neuen Kontaktes in Act! ist es ganz wichtig das Land der Adresse einzutragen. Denn damit steuert Act! – sollte kein Land bei den Telefonnummern angegeben werden – die Landesvorwahl der Telefonnummer. Ist diese falsch eingetragen, so können Sie die automatische Wählfunktion nicht nutzen.
Vergessen Sie nicht neben der Adresse auch den Kontakt zu kategorisieren beziehungsweise in entsprechende Gruppen aufzunehmen. Dies ist für Ihren Vertrieb zur richtigen Kontaktaufnahme sehr vorteilhaft. Eine Verknüpfung des Kontaktes mit einer Firma schafft mehr Überblick.
Ein Kontkat in einem CRM-System ohne eine geplante Tätigkeit mit ihm ist ein toter Kontakt, denn dieser gerät sehr schnell in Vergessenheit. Bleiben Sie mit Ihren Kontakten regelmäßig ihn Kontakt, planen Sie sich eine Nachfasstätigkeit oder schreiben Sie ihm zu einem wichtigen Ereignis wie einem Produktrealease/update.