Arbeiten Sie mit verschiedenen Außendienstmitarbeitern und/oder Handelsvertretern? Dann sollten Sie dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter nur die Kontakte in seinem Zuständigkeitsgebiet zur Verfügung stellen. Denn um so mehr Daten ein Mitarbeiter sieht, um so weniger wird erfahrungsgemäß mit diesen gearbeitet. Wenn Sie in Google nach Postleitzahlenbereiche Suchen eintragen, dann bekommen sie viele Karten angezeigt, die Ihnen eventuel ein paar Ideen geben wie Sie Ihre Datenbank zwischen den verschiedenen Außendienstlern aufteilen können. Aber wie kann das in Act! umgesetzt werden?
Postleitzahlabhängige Zugriffsrechte
[spoiler title=’1. Schritt: Gruppen aufbauen’ collapse_link=’true’]Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihr Vertriebsgebiet über Leitzonen aufgebaut haben. In Act! bauen Sie dazu eine dynamische Gruppe Nord auf. Diese Act! Gruppe enthält z.b alle Kontakte mit Postleitzahlen, die mit 1 und 2 beginnen. Zur Erstellung der Gruppenkriterien klicken Sie in der Gruppenansicht unter dem Reiter Kontakte auf den Button Kontakte hinzufügen/entfernen. In dem Dialogfenster bauen Sie die dynmaische Suche nach Kontakten über die Schaltfläche Kriterien bearbeiten … auf. Der Screenshot zeigt eine Suche nach allen Kontakten deren Postleitzahl mit 1 oder 2 anfängt und die in Deutschland ihre adresse haben. Wiederverkäufer werden ausgeschlossen. Außerdem sollten Sie beachten das es unterschiedliche Länder gibt bei denen die gleichen anfänge für Postleitzahlen sind, deswegen müßen Sie gegebenfalls außerdem das Land einschränken.
[spoiler title=’2. Schritt: Kontakte einem Team zuordnen’ collapse_link=’true’]Wir empfehlen Kontakte einem Team zuzuordnen und nicht direkt den Mitarbeitern. Hintergrund für diese Empfehlung ist: Scheidet ein Mitarbeiter aus oder wechselt dieser seine Zuständigkeit so müssen Sie bei Verwendung von Teams nur den neuen Mitarbeiter dem Team zuordnen und nicht alle Kontakte anpassen.
So passen Sie die Zugriffsberechtigung auf Kontaktebene an:
- Im ersten Schritt führen Sie die Suche in der Gruppe nach allen Kontakten, die in der entprechenden Gruppe sind, aus;
- In der Kontakt-Listenansicht markieren Sie alle Kontakte über die Schaltfläche Alle markieren in der oberen Toolbar.
- Über das Kontextmenü in der Liste (rechte Maustaste) rufen Sie die Funktion Kontaktzugriff bearbeiten auf
- Wählen Sie dann den Menüpunkt Neue Zugriffsliste erstellen oder Zugriffsliste bearbeiten aus; im Dialog Benutzer und Temas auswählen auf dem Reiter Teams wählen Sie dann das zuvor erstellte Team Norddeutschland aus [/spoiler]
[spoiler title=’Wer muß alles Zugriff auf das Team haben?’ collapse_link=’true’]Automatisch haben alle Administratoren und Verwalterzugriff auf alle Kontakte, den “regulären” Mitarbeitern sollte nur die Berechtigung Standard oder darunter zugeordnet werden. Vergessen Sie Ihre Mitarbeiter aus dem Backoffice und der Telefonzentrale nicht den Teams zuzuordnen, damit diese auch Uugriff auf die Kontaktdaten haben.[/spoiler]
[spoiler title=’Öffentliche Kontakte’ style=’default’ collapse_link=’true’]Wenn Sie nun alle Teams angelegt haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen das Ihre Außendienstmitarbeiter viel mehr Kontake sehen als die die in Ihrer Gruppe sind. dies kann unterschiedliche Gründe haben
- Mitarbeiter sind immer Öffentlich
- Kontakte im Ausland müßen natürlich auch einem Team Zugeordnet werden, (z.b. Ausland oder oder…
Sie können in Act! unter suchen|weitere|Kontakt über Zugriff. Hier können Sie z.b. Öffentlich eingeben und sehen dann alle Kontakte die noch keinem Team zugeordnet sind
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[spoiler title=’Datensatzverwalter’ style=’default’ collapse_link=’true’]Auch sollten Sie beachten das der Datensatzverwalter die Zugriffsrechte ggf, überschreibt, d.h. wenn ein Mitarbeiter zuerst auch Hamburg betreut hat, jetzt aber nur noch für den Osten Zuständig ist, dann muss hier auch der Datensatzverwalter aktualisiert werden. [/spoiler]
Bitte beachten Sie, dass Sie die Teamzuordnung immer wieder anpassen müßen. Alternativ können Sie natürlich auch den Datenzugriff durch eine Limitierung in der Synchronisation durchführen. Die Synchronisation kann direkt auf die Gruppe beschränkt werden. Allerdings funktionert die Zugriffslimitierung auf Synchronisationsebene nicht wenn Sie z.b. über Act! für Web auf die AcT! Datenbank zugreifen. Für diese Zugriff müßen Sie die Teamfunktion verwenden. Postleitzahlabhängige Zugriffsrechte