Act! ist eine Workground-Anwendung, das heißt jeder sieht alles. Es gibt jedoch genügend Gründe diesen Grundsatz einzugrenzen. Daher beleuchtet dieser Artikel das Thema Act! Sicherheit und Zugriffsberechtigung näher. Es gibt in Act! verschiendene Benutzerrollen, diese Rollen grenzen aber eher Funktionen ein als das diese die Zugriffsberechtigung auf Daten eingrenzt.

Act! Sicherheit

[spoiler title=’Teams’ collapse_link=’true’]In Act! Professional gibt es eine Funktion mit der Sie bestimmte User von bestimmten Datensätzen ausgrenzen können (zum Beispiel: ein Außendienst-Mitarbeiter, der für den Norden von Deutschland zuständig ist, muß nicht unbedingt die Daten der Kunden/Interessenten aus Süddeutschland sehen. Diese Einschränkung hat nicht unbedingt etwas mit fehlendem Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern/Kollegen zu tun. Es ist einfach übersichtlicher, wenn der Mitarbeiter nur die Kontakte und Firmen sieht mit denen er arbeitet. [/spoiler]

[spoiler title=’SyncSet’ collapse_link=’true’]Für Act! pro & Act! premium können Sie bei Remote Datenbanken definieren welche Datensätze synchronisiert werden sollen.  Die SQL Datenbank, die auf dem Notebook des Außendienstmitarbeiters liegt, ist mit einem Passwort geschützt, so kann dieser die Daten auch nicht direkt aus SQL auslesen. [/spoiler]

Act! Zugriffsberechtigung: Was darf der Benutzer?

Sie können für die einzelnen Act! Benutzer defineren, ob der Mitarbeiter zum Beispiel Daten exportieren darf, Kontakte löschen darf et cetera.

Act! Zugriffsberechtigung

[spoiler title=’Nur Datensicht, keine Änderung der Daten durch den Act! Benutzer’ collapse_link=’true’]

Dazu können Sie dem Act! Benutzer die Berechtigung geben alle Daten nur lesen zu dürfen und keinerlei Änderung im CRM-System durchführen zu können. Soll sich die “Nur-Lese-Berechtigung” aber nur auf einzelnen Felder beziehen, so können Sie den Schreibschutz auf Feldebene einrichten (Benutzer- und Teamebene).

Schreibschutz für bestimmte Felder auf Benutzer- oder Teamebene in Act!

Wenn Sie aber wollen, dass der Mitarbeiter bestimmte Felder nicht bearbeiten kann, außer er ist der Datensatzverwalter des Kontaktes, dann hilft Ihnen ein Addon, wie LAYOUT|SWITCH weiter.[/spoiler]

[spoiler title=’Mitarbeiter darf Kontakte sehen, aber keine weiteren Daten wie Historien’ collapse_link=’true’]Sie möchten ihrem Mitarbeiter keine Sicht auf Notizen/Historien/ Verkaufschancen und/oder private Daten geben? Dann ist die einfachste Möglichkeit ein entsprechendes Layout zu erstellen, das den entsprechenden Reiter nicht anzeigt. Mit unserem Programm LAYOUT|SWITCH können Sie über unterschiedliche Bedinungen unterschiedliche Layout’s zwingend darstellen.[/spoiler]

Anwendungsmöglichkeiten des Addons LAYOUT|SWITCH:

  • Kontakt ist Kunde, aber der Mitarbeiter ist nicht der Datensatzverwalter des Kontaktes:  Anzeige nur limitierter Daten in der Maske
  • Kontakt ist Lieferant: Anzeige der Historien, aber keine Notizen
  • Kontakt ist Mitarbeiter: Nur anzeige der Kontaktdaten, aber keine Anzeige der Historien, Notizen, et cetera
  • Für den Kunde wurde die Liefersperre eingestellt(Info kommt aus Ihrem ERP-System über die DATA|SUITE mit Act! synchronisert): Anzeige des Kontaktes zum Beispiel in rot [/spoiler]

 

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  1. […] bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf Datensätze an. Damit können Sie die Sichtbarkeit dieser in Ihrem Unternehmen steuern. Es kann […]

  2. […] zu den Act! Benutzerrollen wurden in diesem Beitrag […]

  3. […] der in Ihrem System über Administratorenberechtigungen in Act! verfüt. Dieser Kolege kann in der Act! Benutzerverwaltung nachsehen wie ihr Logi name lautet. Falls Sie sich auch mit Ihrem Passwortnicht mehr sicher sind, […]

  4. […] Rechte können pro Benutzer und/oder Team die für einzelnen Felder und/oder Datensätze eingestellt werden. Ausführliche Informationen zur Rechtevergabe. […]

  5. […] zu beschränken. Zum Beispiel verwenden Sie die Feldsicherheit, damit nur bestimmte Benutzer oder Benutzerteams den Status für einen Kunden aktualisieren können, die anderen Benutzer können die Feldwerte zwar […]

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