Private Kontakte verschwinden: In Act! haben Sie die Möglichkeit Kontakte als privat zu markieren. Was jedoch, wenn Sie plötzlich die als privat gekennzeichneten Kontakte nicht mehr sehen können?

Private Kontakte verschwinden in Act!

Act! bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf Datensätze an. Damit können Sie die Sichtbarkeit dieser in Ihrem Unternehmen steuern. Es kann Sinn machen, dass nicht alle Mitarbeiter alle Kunden sehen dürfen. Der Zugriff kann auf Team und/oder Benutzerebene eingeschränkt werden. Auch haben Sie die Möglichkeit einen Kontakt als privat zu speichern. Was jedoch, wenn Sie plötzlich die als privat gekennzeichneten Kontakte nicht mehr sehen können?

Wir erklären Ihnen an Hand eines einfachen Beispiels die Ursache dafür.

Schritt 1: Anlegen eines Kontaktes

Chris Huffmann, die Chefin des Unternehmens, beauftragt ihre Sekretärin Sabine Sauerbirne, einen Termin mit dem Zahnarzt Herrn Eckstein zu vereinbaren. Die zuverlässige Frau Sauerbirne erledigt dies, erfasst den Kontakt Herrn Eckstein (1) samt Termin in Act! (2). Der Termine wird auch für Frau Chris Huffman geplant (3). Frau Sauerbirne, gut geschult in Act!, macht keinen Fehler bei der Dateneingabe.

Schritt 2: Kontakt als privat markieren

Chris Huffman sieht den Termin und Kontakt Herrn Eckstein in Act!. Sie denkt sich, dass dieser Kontakt nur für sie privat wichtig ist, aus Sicht ihres Unternehmens sind Zahnärzte uninteressant. Sie setzt das Kennzeichen privat auf dem Reiter Zugriffsberechtigungen in der Annahme, dass Herr Eckstein, dann nur für sie sichtbar ist.

Schritt 3: Kalenderansicht

Danach prüft Chris Huffman ihren Kalender in Act!. Sie sieht nun einen Termin “Zahnkontrolle” mit “<Privater Kontakt>”. Mit einem Doppelklick möchte Sie sich die Detail anschauen und bemerkt, dass im Feld “Planen mit” kein Kontakt eingetragen ist. Nun ist Chris Huffman etwas beunruhigt. Was hat dies zu bedeuten?

Schritt 4: Suche nach Kontakt

Rechts neben der Kalenderansicht versucht die Unternehmerin nun nach Herrn Eckstein zu suchen. Zu Ihrer Überraschung erhält Sie die Meldung, dass kein Datensatz gefunden werden konnte. Hilfe: Private Kontakte verschwinden … Nun geht sie auf Ihre Mitarbeiterin Frau Sauerbirne zu. Frau Sauerbirne sucht unter ihrem Login in Act! nach Herrn Eckstein und findet diesen.

Schritt 5: Sichtbarkeit für Datensatzverwalter

Nach reiflicher Überlegung finden die beiden Damen heraus, dass privat markierte Datensätze nur für den entsprechenden Datensatzverwalter sichtbar sind. Frau Sauerbirne hat den Datensatz für Herrn Eckstein angelegt und wurde deshalb automatisch als Datensatzverwalter eingetragen. Daraufhin setzt Frau Sauerbirne den Datensatzverwalter für Herrn Eckstein auf Frau Huffman um. Somit hat nun nur noch Frau Huffman Zugriff auf Herrn Eckstein und auch die Terminplanung ist wieder vollständig.

Bitte beachten Sie bei Änderungen der Zugriffsberechtigungen:

Setzen des Kennzeichnens privat erlaubt nur noch den Zugriff auf den Datensatz durch den Datensatzverwalter, unabhängig von dem Act! Benutzer, der das privat Kennzeichen geseetzt hat. Möchten Sie den Datensatz für sich als privat kennzeichnen, so vergessen Sie nicht den Datensatzverwalter entsprechend umzusetzen.