Ressourcenplanung und Tätigkeiten in Act!

Ressourcenplanung lässt sich in Act! umsetzen. Sie können Tätigkeiten mit Ihren Kontakten und auch für Ihre Mitarbeiter doer Kollegen planen und dabei gleich die notwendige Ressource wie Besprechungsraum, Schulungsumgebung oder auch nur den Beamer reservieren. Damit stellen Sie sicher, dass eine Ressource nicht zeitgleich verschiedenen Terminen zur Verfügung stehen soll oder Räumlichkeiten doppelt belegt sind.

Schritt 1: Ressourcen verwalten

Zunächst müssen die Ressourcen in Act! erfasst werden. Dabei wird unterschieden, ob es sich bei der Ressource um einen ort, also zum Beispiel einen Raum, handelt oder ob es sich um mobile Ressourcen wie Beamer, virtuelle Schulungsumgebung et cetera handelt.

Die Ressourcenverwaltung rufen sie über den Menüpunkt Planen | Verwalten | Ressourcen … auf. Bereits erfasste Ressourcen werden in dem Dialog aufgelistet. Weitere Ressourcen können Sie über “Hinzufügen ….” aufnehmen, bestehende Ressourcen über “Bearbeiten …” aktualisieren. Wichtig: Diese Funktion steht Ihnen in Remotedatenbanken nciht zur Verfügung. Die Ressourcen müssen immer in der Hauptdatenbank erstellt werden.

Schritt 2: Ressourcen planen

Nun können Sie bei der Planung einer Tätigkeit die im System befindlichen Ressourcen mitplanen. Für eine Tätigkeit können Sie keine, eine oder mehrere Resourcen auswählen. Jedoch können Ressourcen nicht für zeitlose Tätigkeiten reserviert werden. Denn damit könnte die Verfügbarkeit einer Ressource für andere Termine nicht gewährleistet werden. Bitte wählen Sie das Datum und die Uhrzeit des Termines aus bevor Sie auf den Reiter Verfügbarkeit wechseln, ansonsten wird die Ressource für diese Tätigkeit entfernt.

Schritt 3: Verfügbarkeit prüfen

Über den Reiter Verfügbarkeit können Sie die Verfügbarkeit der Benutzer und der Ressourcen prüfen. Es können auch weitere Ressourcen aufgenommen werden oder abgewählt. Dies können Sie über den Button “Benutzer/Ressourcen” erledigen. Bitte beachten Sie, dass bei dieser Art der Ressourcenplanung mögliche Transport- und Rückgabezeitender mobilen Ressourcen nicht beachtet sind. Die Ressourcen werden ledigich für den Termin als verplant gekennzeichnet. Wir empfehlen daher für mögliche Nicht-Verfügbarkeit einer Ressource vor und nach einem Termin dazu zu planen.

Eine Auswertung der Auslastungen Ihrer Ressourcen bietet Acct! im Standard nicht. Gerne können wir Ihnen hier entsprechende Erweiterungen anbieten. Kontakt über: vertrieb@crmaddon.com