Mit Handheld Contact bieten wir seit 13 Jahren eine Lösung an, mit der Sie die Adressen aus Act! mit Ihrem Smartphone und/oder Tablet synchronisieren können. Nun können wir seit einem Jahr bis zu 15.000 Adressen mit dem mobilen Gerät synchronisieren. Jedes mal, wenn mich ein Kunde oder Interessent zu diesem Thema anruft, haben wir die Diskussion: Wie viele Adressen machen auf dem Smartphone Sinn?

Pro – viele Adressen auf dem Smartphone

• Sie haben alle Kunden/Bekannte/Interessenten mobil dabei
• Sie können jeden, der Ihnen grade in den Sinn kommt, anrufen
• Nutzen Sie die Adressen für die Routenplanung

Kontra – viele Adressen auf dem Smartphone

• die meisten Autos können (wenn diese über Bluetooth mit Ihrem Smartphone synchronisieren) maximal 1.000 Adressen synchronisieren
• eine Suche im Auto über Bluetooth bei 15.000 Adressen macht nicht wirklich Sinn

Wie arbeitet die Handheld Contact Auto-Gruppe?

HandHeld Contact nutzt die dynamische Gruppenfunktion mit bestimmten Kriterien:  sämtliche Kontakte mit denen man in einer definierbaren Zeit (Vergangenheit und Zukunft) Kontakt hatte. Hiervon geht man aus, dass damit alle aktuell relevanten Kontakte enthalten sind. Möchte man noch weitere Kontakte dabei haben empfiehlt es sich, eine weitere Gruppe anzulegen und diese manuell hinzuzufügen.

Warum überhaupt Handheld Contact und nicht Act! für Web?

• mit Handheld Contact (HHC) können Sie mit ihrem Standard-Telefonadressbuch synchronisieren. Damit wird auch der Name des Anrufenden bei eingehenden Anrufen angezeigt.
• Handheld Contact fragt am Ende eines Anrufes, der über Handheld Contact erfolgte, nach einem Historieneintrag; Sie können gleichzeitig einen Nachfolge-Termin für sich oder einen Kollegen planen.
• Ihre Daten sind nicht über das Internet verfügbar; die Daten werden nur kurzfristig auf einen Postfach-Server mit Standort Deutschland oder Kanada verschlüsselt gespeichert und nach spätestens 30 min sind die Daten dort wieder gelöscht, während bei Act! für Web die Daten immer im Internet verfügbar sind.
• Nicht immer haben Sie eine schnelle Internetverbindung, mit HHC sind Ihre Daten auf einer lokalen Datenbank auf Ihrem Smartphone und/oder Tablet.
• Bei einem Aufenthalt im Ausland können Sie die Synchronisation ausschalten und haben trotzdem alle relevanten Daten dabei. Wobei die Sync auch nur sehr wenig Daten “verbraucht”, da nur die relevanten Änderungen synchronisiert werden.

Act! 17 bietet nun die One-Way-Synchronisation nach Outlook

• One-Way-Synchronisation bedeutet: Änderungen, die Sie auf dem Smartphone machen kommen werden nicht zurück nach Act! synchronisiert und Sie können auch keine Termine in Act! damit planen.
• Offline Synchronisation bedeutet: Änderungen, die an Ihren Terminen und/oder Kontakten gemacht werden während Sie unterwegs sind, werden nicht angezeigt.
• Mit der Synchronisation nach Outlook Sie haben keine Kontrolle über Ihre Daten. Beim Einsatz von HHC dagegen können Sie die Daten per Remote löschen, falls  das Gerät verloren geht oder Ihr Mitarbeiter ausscheidet. Die Daten, die über Outlook synchronisiert wurden, sind auf dem Gerät und können eben mit jedem anderen Outlook synchronisiert werden.

Unser Fazit

Die Synchronisation aller Kontakte macht wenig Sinn. Dies verursacht mehr Probleme und Unübersichtlichkeiten als das es etwas nützt. Beschränken Sie sich auf die Kontakte der Auto-Sync-Gruppe und erweitern Sie diese mit einer weiteren manuell angelegten Gruppe. So haben Sie zwar nicht alle Daten dabei – aber genau diese, welche für Sie relevant sind.