Wie Sie Stress mit Act! reduzieren können. Nützliche Tipps zur Anwendung des CRM-Systems

Aufgaben und Termine bestimmen das Arbeitsleben von Vertriebsmitarbeitern. „Wann habe ich diesen Termin, was muss ich noch mal für jenen Kunden erledigen, wo finde ich das Ergebnis der Besprechung letzte Woche?“ Ohne geeignete organisatorische Maßnahmen verliert man schnell den Überblick. Dann stellt sich ein Gefühl der Überforderung ein, die Unsicherheit steigt, ebenso der Blutdruck, und einige andere körperliche Symptome wie Magen-Darm-Beschwerden mögen sich dazu gesellen. Kurzum: Man erlebt Disstress und seine Folgen. Das ist weder gut für den Mitarbeiter noch für das Unternehmen. Wir haben gegen diesen negativen Stress deshalb nützliche Tipps zu Act! für Sie zusammengestellt.

Mit geeigneten arbeitsorganisatorischen Maßnahmen sieht die Sache ganz anders aus. Das CRM-System Act! ist ein erstklassiges Werkzeug für Vertrieb und Marketing und unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung dieser Maßnahmen. Mit Act! bleiben Sie der Herr über Ihre Aufgaben und Termine, und Sie geben dem Disstress keine Chance.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, wie Sie durch den Einsatz von Act! und die Umsetzung von arbeitsorganisatorischen Maßnahmen sich und Ihre Mitarbeiter vor Disstress bewahren und damit die Produktivität Ihres Vertriebes und Ihres Unternehmens steigern.

Behalten Sie den Überblick durch zentrale Datenhaltung

Alle Daten zu einem Kunden im Kontaktdatensatz, alle Daten zu einem Projekt in der zugehörigen Verkaufschance – das bedeutet für Sie: nie mehr suchen zu müssen, sondern gleich zu finden.

Suchen zu müssen, sich zu fragen, wo denn das jetzt wieder abgeblieben ist, erzeugt Stress. Wissen, wo man etwas finden wird, wenn man danach sucht, vermeidet Stress. Nutzen Sie diese Eigenschaft Ihrer CRM-Lösung Act! und tragen Sie konsequent alle Daten ein.

Dies gilt ebenso für Termine und Tätigkeiten. Act! bietet Ihnen eine eingebaute Aufgabenliste und einen Terminkalender. Tragen Sie Ihre Tätigkeiten und Termine dort ein, damit Sie immer über einen vollständigen Überblick darüber verfügen.

Gehen Sie morgens und abends Aufgabenliste und Kalender durch

Gehen Sie jeden Morgen und jeden Abend die Aufgabenliste und den Act!-Kalender des laufenden beziehungsweise folgenden Tages durch, damit Sie einen Überblick über die anstehenden Termine und Aufgaben haben. Überblick bedeutet, die Kontrolle zu haben, und die Kontrolle zu haben bewahrt vor Stress.

Sie können übrigens als Startansicht in Act! die Aufgabenliste oder den Tageskalender einstellen.

Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe

Act! bietet zwei Konzepte zur Automatisierung vor Arbeitsabläufen: Tätigkeitsabfolgen und intelligente Aufgaben. Mit Tätigkeitsabfolgenvorlagen erstellen Sie eine Abfolge von zu erledigenden Aufgaben, die Sie dann bei Bedarf für einen Kunden ansetzen. Eine Tätigkeitsabfolge wäre zum Beispiel, dass Sie einem Kunden auf Anfrage einen Prospekt zusenden und für zwei Wochen später einen Anruf zum Nachhaken einplanen.

Intelligente Aufgaben lassen sich automatisch nach Zeitplan oder bei Erfüllen eines Kriteriums starten und bieten Möglichkeiten wie das automatische Ändern von Datenbankfeldern oder den Versand von E-Mail-Kampagnen.

Automatisierung entlastet Sie von Planungstätigkeiten und Aufgaben und gibt Ihnen mehr Zeit für Ihre eigentliche Tätigkeit im Vertrieb.

Nähen Sie Termine nicht auf Kante

Setzen Sie Ihre Termine nicht nahtlos aneinander, sondern planen Sie Zeitpuffer mit ein. Wenn ein Termin länger dauert als geplant, dann müssten Sie sonst alle anderen Termine nach hinten verschieben. Und da die Verfügbarkeit Ihrer Terminpartner von deren weiteren Terminen abhängt, bedeutet das viel Aufwand und unnötigen Stress. Kleine Aufgaben zum Füllen von Pausen werden Sie in Ihrer Aufgabenliste immer finden.

Planen Sie ausreichend Zeit für Vorbereitung und Fahrzeit ein

Was für Ihre Termine gilt, gilt ebenso für Vorbereitung und Fahrzeit. Die Suche nach einem Pausenfüller in Ihrer Aufgabenliste ist deutlich stressärmer als der Druck, rechtzeitig in recht knapper Zeit noch fertig werden zu müssen.

Und kalkulieren Sie bei Ihren Autofahrten immer einen Stau mit ein. Besser zu früh beim Kunden sein und auf dem Parkplatz noch eine kleine Aufgabe erledigen, als beim Kunden anrufen zu müssen und seine Verspätung anzukündigen.

Lassen Sie Platz für Unvorhergesehenes

Irgendetwas Unvorhergesehenes und furchtbar Wichtiges kommt immer rein. Dann Termine verschieben und beim Kunden den Eindruck hinterlassen, dass man unzuverlässig ist, bedeutet Aufwand und Stress. Die Faustregel lautet: Halten Sie sich ein Drittel Ihrer Arbeitszeit für Unvorhergesehenes frei. Und wenn der Tag doch ruhiger als erwartet abläuft, dann haben Sie freie Zeit, um Ihre Aufgabenliste abzuarbeiten.

Nutzen Sie die Ressourcenverwaltung von Act!

Sichern Sie sich Ressourcen wie Räume, Flipcharts und Beamer mit der integrierten Ressourcenplanung von Act!. Erst einen freien Raum und die erforderlichen Gerätschaften suchen zu müssen, wenn der Kunde bereits bei Ihnen rumsteht, hinterlässt keinen sonderlich professionellen Eindruck und verursacht Stress.

Einfache Arbeiten gehören zu den kreativsten Phasen Ihrer Arbeitszeit

Planen Sie zwischendurch auch mal einfache Arbeiten ein, denn diese lassen Raum für Kreativität. Autofahrt, Geschirrspüler der Abteilung ein – und ausräumen, marschieren Sie durchs Haus und holen Sie sich wichtige Informationen persönlich ab. Dies ist keine verschwendete Arbeitszeit, sondern gehört – insbesondere, wenn Sie auf der Suche nach Problemlösungen für Kunden sind – zu den kreativsten Phasen Ihrer Arbeitszeit. Denn diese Tätigkeiten macht Ihr Gehirn ganz von alleine, und es hat dabei mächtig Freiraum für kreatives Denken.

Überstunden sind kein Ausweis besonderer Einsatzbereitschaft, sondern höchst unproduktiv

Gerne liest man hier und da, dass man mit ständigen Überstunden seine hohe Leistungsbereitschaft nachweist und sich so für eine Beförderung empfiehlt. Aber das Gegenteil ist der Fall: Niemand kann regelmäßig zehn und mehr Stunden pro Tag arbeiten, und erst recht nicht sechs oder gar sieben Tage die Woche. Das verursacht Stress und macht auf Dauer jeden Mitarbeiter kaputt.

Und das Unternehmen profitiert noch nicht einmal von der Mehrarbeit. Denn Studien belegen, dass die höchste Leistung pro Arbeitsstunde deutlich unterhalb eines Achtstundentages und einer Vierzigstundenwoche erreicht wird. So gelten Halbtagskräfte als viel produktiver je Arbeitsstunde als Ganztagskräfte.

Natürlich gibt es Phasen, in denen Überstunden angesagt und wichtig sind: Eine schleppende Produktentwicklung droht den Termin zu reißen, das Vertrauen eines Kunden ist dadurch in Gefahr und es steht eine Konventionalstrafe im Raum. In einem konkreten Fall jetzt noch mal alles geben, alle ziehen an einem Strang und damit die Produktfertigstellung rechtzeitig über die Ziellinie – das kann das ganze Team außerordentlich motivieren und Höchstleistungen herauskitzeln. Der Regelfall sollte dies aber nicht sein.

Sie möchten mehr erfahren?

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mit der CRM-Lösung Act! die Daten zu Kunden und Projekten zentral in Ihrer Datenbank sammeln und darauf zugreifen können? Sie interessieren sich für Aufgabenliste und Kalender und die Möglichkeiten der Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von Act!? Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie online einen Termin, wir beraten Sie gerne!

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