Letzte Woche haben wir von einem Kunden folgende Anfrage erhalten
“Wie kann ich unsere Act! Datenbank aufräumen?”

Act! Datenbank aufräumen mit Bordmitteln

Die Funktionalität, die Act! standardmäßig zu diesem Bereich bietet, ist leider etwas begrenzt. Über die Funktion Extras | Datenbankpflege | Alte Daten entfernen können Daten wie Notizen, Historien, erledigte Tätigkeiten und Dokumenteneinträge, die älter sind als x Tage, gelöscht werden.

Diese Funktion empfehlen wir lediglich für eine “Aufräum-Funktion” der erledigten Tätigkeiten, die älter als x Tage sind. Denn jede erledigte Tätigkeit wird sowieso in der Historie vermerkt. Außerdem wird durch diese Aufräumaktion Ihr Act! Kalender massiv beschleunigt, wenn Sie diese Funktion regelmäßig laufen lassen.

Alle anderen Funktionen sind aus unser Sicht für ein sinnvolles CRM System nicht sinnvoll anzuwenden. Denn leider hat diese Funktion die unangenehme Eigenschaft neben ungewollten Historieneinträgen wie ‘Kontakt verknüpft’, ‘Datensatz-Verwalter geändert’, ‘Verkaufschance angelegt’ und weitere, auch die wichtigen Historien zu löschen, wie Gesprächsnotizen et cetera. Gearde diese sind ja für ein CRM-System wichtig, um die gesamte Kundenhistorie im Überblick zu behalten. Leider hat Act! hier keine Filtermöglichkeit, welche historientypen gelöscht und welche beibehalten werden sollen.

Historien selektiv aufräumen mit einem Addon

Damit man die Historie deutlich reduzieren kann, ohne wichtige Daten zu verlieren, empfehlen wir unser Addon SERVICE|IT. Hier können Sie konfigurieren, welche  Einträge (Historientypen) gelöscht werden sollen und nach welchem Alter.

So können Sie zum Beispiel alle Einträge vom:
Typ ‘Kontakt verknüpft’, die älter als 30 Tage sind
und gleichzeitig alle Historieneinträge vom
Typ ‘Datensatzverwalter geändert’, die älter als 180 Tage sind
löschen lassen.

Mit diesem Programm, das auf Ihrem Server oder auf Ihrem PC installiert werden kann, können Sie für jede Historienart ein individuelles “Löschmuster” hinterlegen, so dass Historieneinträge, die Ihnen wichtig sind, auch in 10 Jahren zu lesen sind, aber Einträge die nur kurze Zeit interessant sind, können Sie dann nach einem definibaren Zeitraum löschen lassen.