Salesforce vs Act! für KMU in Deutschland
Act! und Salesforce gelten als die Nr. 1 der CRM Systeme auf dem Markt. Hintergrund für den Erfolg ist auch deren jeweilige Geschichte. Wie kam es soweit und worin unterscheiden sie sich? Wie ist die Nutzung als deutsches Unternehmen?
Infos zu Act!
Die Geschichte von Act! beginnt bereits 1986 und gilt damit als eines der ersten CRM-Systeme, die es überhaupt auf dem Markt gab. Es wurde als vertriebsunterstützendes Tool entwickelt und ist mit den Jahren zu einem der weltweit führenden Systeme herangewachsen. Als Zielgruppe steht hier ganz klar der KMU Bereich. Wobei auch viele Großkonzerne Act! im Einsatz haben.
Großer Funktionsumfang, intuitive Benutzerfreundlichkeit und höchste Flexibilität sind in der Regel die Hauptargumente warum Firmen sich für Act! entscheiden. Dazu kommt noch ein faires Preismodell und flexible Anwendung mit zwei Editionen als Pro und Premium. Der Zugriff erfolgt als On Premise Lösung und/oder als Web Anwendung.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen oder bei einem Anbieter Ihrer Wahl. Act! ist eine On Premise Lösung. Somit werden die Daten bei Ihnen lokal auf Ihrem Server gespeichert. Damit haben Sie Ihre Daten bei sich im Haus. Sollten Sie keinen eigenen Server haben, so ist es möglich Act! auch bei Ihrem Partner zu hosten. Letztlich entscheiden Sie, ob Sie Act! als On Premise Lösung einsetzen, als Web Anwendung oder beides und wo Ihre Daten liegen.
Act! ist keine Branchenlösung, sondern eine branchenunabhängige Lösung. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der einfachen Mitgliederverwaltung der Vereine, über Marketing- und Vertriebsunterstützung für Unternehmen bis hin zur Haupt-Software für die kompletten Unternehmensverwaltung.
Dank der API ist es möglich mit Addons den Funktionsumfang auf die eigenen Bedürfnisse zu erweitern. Telefonintegration, ERP Verknüpfung sowie freie Tabellen und mehr.
Act! wird pro aktiven User lizenziert und es wird eine einmalig gekauft. Mit einem Business Care Vertrag, welcher nur einen Bruchteil der Anschaffung kostet, bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand. Ein Update ist auch möglich so können Sie bis zu 3 Versionen aussetzen, um dann noch zu einem kleinen Preis das Update durchzuführen. Desweiteren sind die Preise je nach Version und Anzahl der Benutzer gestaffelt.
Support kann in einem Business Care Vertrag Silber enthalten sein oder wird extra über einen Act! Partner abgerechnet.
Infos zu Salesforce
Die Geschichte von Salesforce beginnt 1999 und wurde von Anfang an als reine Webanwendung entwickelt, mit dem Ziel Ihre Software als reine Webbasierende SaaS Lösung anbieten zu können. Salesforce gilt daher als Pionier im Bereich Cloud CRM.
Salesforce bietet eine gewaltige Vielzahl an Möglichkeiten an. Dies werden derzeit in 8 Module mit bis zu 4 Editionen unterteilt. Diese können einzeln oder in Kombination genutzt werden. Je nach Edition haben Sie auch Support enthalten oder müssen diesen gesondert erwerben. Dies ist einer der Punkte die bereits die Auswahl der richtigen Module nicht gerade einfach machen.
Sie geben Ihre Daten aus der Hand, denn Ihre Daten liegen letztlich bei Salesforce.com. Als deutsches Unternehmen haben wir hier aber eine rechtliche Herausforderung. Da Salesforce ein US-Konzern ist, und Ihre Daten somit jederzeit von der US-Regierung zugänglich sind, das unabhängig vom Standort des Servers, verstoßen Sie hier gegen geltendes EU-Recht. Diese Thematik wird ein einem anderen Zusammenhang in dem Artikel Act Emarketing Funktion im D-A-CH Bereich genau erläutert. Kurz zusammen gefasst, benötigen Sie eine schriftliche Einverständniserklärung von jedem Kontakt den Sie in Ihrer Datenbank speichern, dass Sie seine Daten in den USA speichern dürfen. Haben Sie das nicht, kann im Streitfall das Gericht eine Gefängnisstrafe verhängen.
Die Lizenzierung ist auch denkbar einfach, je nach Modul und Edition zahlen Sie pro aktiven Nutzer eine monatliche Gebühr welche immer jährlich abgerechnet wird. Es läuft als SaaS, daher gibt es keinen einmaligen Kaufpreis, allerdings sind alle Updates etc. immer enthalten. Eine Staffelung nach Anzahl der Lizenzen gibt es hier nicht. Selbst bei nur 10 Usern sind Sie hier bereits bei mind. 700€ monatlich mit der Sales Cloud Profesional.
Der direkte Vergleich!
Der Funktionsumf
ang von beiden Lösungen ist so mächtig und unterscheiden sich teilweise nur bei kleinen Details. Daher macht eine komplette Auflistung hier keinen Sinn. Insgesamt gesehen bietet Salesforce einen weit aus größeren Funktionsumfang, das die Benutzung und Administration aber auch erheblich unpraktischer macht. Letztlich bleibt das auf der Strecke. Dies wird u.a. in dem Artikel Warum Salesforce nichts für kleine Unternehmen ist nochmals bestätigt. Der Schulungsaufwand, sowohl für Anwender als auch für die Administratoren sind hier erheblich höher als bei Act!.
Act! hingegen ist diesbezüglich um Welten benutzerfreundlicher und eben daher gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen bereits mit einer Tagesschulung einsatzbereit.
Kostenvergleich Act! vs Salesforce auf 5 Jahre bei 10 Benutzern
Beim Kostenvergleich gehen wir von einem Anwender mit 10 Usern aus bei einer Nutzung in den nächsten 5 Jahren. Hier nehmen wir von Swiftpage die größte Edition, Act! Premium mit Business Care Vertrag und von Salesforce die kleinst mögliche Edition, Sales Cloud Professional. Wenn wir die Gesamtkosten von 5 Jahren bei Act! nehmen, liegen wir immer noch 1165€ netto unter den Kosten des ersten Jahres bei Salesforce. Gesamt kostet Salesforce auf die 5 Jahre das 5,8 fache wie Act!. Da stellt sich die Frage ist es mir das wert und was bringt mir das letztlich mehr?
Erweiterungsmöglichkeiten
Beide Lösungen können problemlos mit Addons und Modulen erweitert werden. Auch ist es möglich verschiedene ERP-Systeme anzubinden. Die Grenzen liegen hier meist nur beim Programmierer oder den anderen Systemen.
Risiko bei Internet Ausfall oder Mobile Nutzung
Da Salesforce eine reine Web-basierende Anwendung ist, kann es nur mit einem Internetzugang genutzt werden. Gerade auch im Außendienst kann das oftmals zu Problemen führen und die Daten müssen im Nachgang im Office eingetragen werden. Da kann die ein oder andere Information schon mal verloren gehen.
Act! läuft als On Premise Lösung und bietet neben der Web-Schnittstelle auch die Möglichkeit einer Remote Datenbank. So können Außendienstler Ihre Datenbank offline mitnehmen und später im Office oder mit einer Internetverbindung synchronisieren. Alternativ gibt es für Mobil Devices auch die Möglichkeit einer Alternativen App namens HandHeld Contact von J2X Technologies Inc, welche es ermöglicht auch auf mobil und offline die wichtigsten Daten dabei zu haben.
Unser Fazit
Salesforce ist ein Web basierendes CRM System mit einem hohen Funktionsumfang und einem stolzen Preis. Die Daten werden außer Haus gegeben und bringen somit rechtliche Herausforderungen mit sich. Auf Grunde der Hohen Funktionalität wird es auch sehr komplex in der Anwendung und der Administration. Das kommt zu lasten der Benutzer. Gerade bei kleinen Unternehmen daher nicht empfehlenswert, da auch der 5,8 fache Preis im Vergleich sich sofort und auf Dauer in der Kasse bemerkbar macht. Die Schulungen hierzu müssen auch noch mit einkalkuliert werden. es hat definitiv seine Daseinsberechtigung meiner Meinung nach aber nicht im KMU Sektor.
Act! bietet neben einem hohen Funktionsumfang und einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche, auch ein hohes Maß an Flexibilität und das für wenig Geld. Egal ob Sie es Lokal als On Premise Lösung, im Web oder Mobil nutzen wollen, Ihnen stehen alle Wege offen und können es auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Ihnen Funktionen fehlen, dann fügen Sie diese einfach mit Hilfe eines Addons hinzu. Daher greifen viele Einzelkämpfer, wie auch Großkonzerne auf Act! zurück das Sie entweder das gesamte Unternehmen damit ausstatten oder eben nur einzelne Unternehmensbereiche.
Daher ist der Sieger für KMU ganz klar Act!
Alle Zahlen, Daten und Fakten stammen von den Herstellern Salesforce und Swiftpage direkt mit dem Stand vom 05.06.2015.