Richtlinien zur Größe der E-Mail Anhänge

Die Größe einer E-Mail sollte mit Anhängen und Textnachricht nicht größer als 5MB groß sein. Diese Einschränkung wird durch mehrere Punkte begründet. Wir stellen Ihnen diese vor.

1. Internationaler Standard

Die Größe der Mails ist international auf 5 MB festgelegt. Diese Norm wird durch die unten genannten Gründe nochmal verständlicher dargestellt.

2. Router

Die Größe der Mail wird außerdem durch den Router beschränkt. Wenn Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 5 MB versendet werden, kann dies zur Folge haben, dass der Router Probleme mit der Abwicklung der Pakete bekommt. Outlook/Exchange sendet Mails mit Paketen die bis zu 265Kb groß sind, diese müssen von der Firewall/Router auf Pakete mit der Größe von < 1.5 KB umgewandelt werden, d.h. eine mail mit z.B. einem Anhang von 10MB  das von Outlook/Exchange mit 4 Paketen versandt wird muss auf ~110 Pakete verteilt werden, dies sorgt dafür, dass der Router keine (reduzierte) Zeit für das Surfen oder VOIP hat.

3. Größe der Mails

Mails werden, wenn Sie versendet werden, in Text umgewandelt. Dies geschieht mit dem Faktor 1,4 (Stichwort: UUEncoding). Hiervon sind auch die Anhänge betroffen.  Bei dieser Umwandlung wird ein Mailanhang mit versendeter Größe 1MB für den Empfänger mindestens 1,4 MB groß max bis zu 2 MB (z.b. bei Zip files), entsprechend mehr muss dieser herunterladen. Dies ist gerade bei mobilen Datenverbindungen wichtig zu wissen, da Mailanhänge oft automatisch heruntergeladen werden. Große Anhänge führen damit zu einem hohen Datenverbrauch.

4. Viren

Die Größe einer E-Mail spielt auch für Ihren Virenschutz eine Rolle. Viele Virenscanner haben ebenfalls die Standardgröße von 5 MB voreingestellt. Mails mit einer Größen von über 5 MB bieten auch den Platz für mehr Viren, weshalb hier lieber eine geringe Standardgröße gewählt wurde.

5. Firewall

Dies gilt auch für die Firewall. Um mögliche Gefährdungen auszuschließen wird hier ebenfalls auf die Größe von 5 MB beschränkt.

6. Massenmails

Im Falle von Massenmails spielt die Größe der Mail eine wichtige Rolle. Stimmt diese nämlich nicht mit den allgemeinen Standards überein, führt dies schnell zu Blacklist-Einträgen oder die Mail wird in den Spam Ordner verbannt.

Nun stellt sich noch die Frage wie Sie diese Grenzen am besten umgehen können.

1. Versenden mehrerer Mails

Falls es keine andere Lösung – außer dem Dateiversand über Mail gibt – können Sie die einzelnen Anhänge in mehreren Emails versenden.

2.  Laden Sie Ihre Datei bei Filehostern hoch

Mittlerweile gibt es dutzende Filehoster. Wenn Sie eine etwas größere Datei versenden wollen, bieten Filehoster Ihnen hier eine gute Alternative. Sie versenden dann nur noch den Link.

Beispiele für Filehoster sind:
– Rapidshare
– Mega
– Mediafire
– Dropbox
– Sendthis file

3. Absprache mit Empfänger

Oft hilft auch schon eine Absprache mit dem Empfänger der Mail. Möglicherweise lässt sein Email-Anbieter nicht so große Dateien zu. Hier kann die Möglichkeit bestehen, dass der Kunde andere Optionen wie einen FTP Server bietet.

4. Dateien komprimieren

Sind Ihre Dateien nicht all zu groß, aber dennoch zu groß um diese per Mail zu versenden, besteht noch die Möglichkeit Ihre Dateien zu komprimieren.
Dies funktioniert indem Sie mit folgenden Programmen eine .rar oder .zip Datei erstellen.

Beispiele für Programme:
– Winzip
– 7zip
– WinRAR