Wir haben viele Kunden, die als Funktion einer Handelsvertretung , mehrere Hersteller betreuen. Diese haben Act! im Einsatz, um Ihren Tagesablauf zu organisieren.

Anforderungen an Act! CRM für eine Handelsvertretung

Definition eines Handelsvertreters finden Sie unter dem Link. Handelsvertretungen haben spezielle Anforderungen an ein CRM-System, da Sie für mehrere Hersteller/Lieferanten arbeiten und teilweise überschneidenen und auch unterschiedliche Kunden bedienen.

• Kundenkreise pro Lieferant:
  jeder Lieferant kann unterschiedliche Kunden haben, jedoch kann ein Kunde auch Produkte von mehreren Lieferanten im Einsatz haben
• Reporting und Auftragsmeldung an Lieferanten
• Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sollten über den Kunden und den Lieferanten zu finden zu sein.

Anmerkung: Optimal für Handelsvertreter ist es natürlich, wenn man bei einem Kunden beziehungsweise einem  Interessenten mehere Ihrer Produkte verschiedener Hersteller platzieren können. Jedoch sollte das Berichtswesen eine Unterscheidung pro Lieferant erlauben.

Act! CRM im Einsatz bei einer Handelsvertretung

Hier kann Act! CRM  sein Alleinstellungsmerkmal ausspielen. Mit einfachen Einstellungsmöglichkieten kann Act! so konfiguriert werden, dass der einzelne freie Mitarbeiter der Handelsvertretung nur Zugriff auf die Kontakte und/oder Firmen hat, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen. Die Mitarbeiter der Geschäftsführung oder des BackOffice haben aber Zugriff auf alle Datensätze.

Der freie Mitarbeiter kann mit dem CRM-System Act! über eine Remote-Datenbank,  Act! für Web oder auf seinem Smartphone/Tablet haben. Trägt der Mitarbeiter seine Daten ein, sind diese auch in der zentralen Act! Datenbank gespeichert. Das heißt Act! kann eine zentrale Datenbank mit Außendienstmitarbeitern synchronisieren und die Daten sind trotz zentraler bidirektionaler Synchronisation entsprechend den definierten Zugriffsberechtigungen sichtbar. Die Daten müssen nur einmalig erfasst werden, jeder Mitarbeiter arbeitet mit einem einheitlichen System und bei Bereichswechseln kann per Knopfdruck die Sichtbarkeit der Kontaktdaten angepasst werden.

Informationen über Ihre Kunden und Interessenten CRM

Jeglicher Schriftverkehr wie E-Mails, Briefe, Dokumente an und vom Lieferanten werden bei dem Auftrag abgebildet und können von den Berechtigten Mitarbeitern gesehen werden. Auch eingescannte Pläne und auch Fotos (z.b. von einer defekten Lieferung) können beim jeweiligen Kunden oder Auftrag hinterlegt werden. Es wird also neben der komplette Kunden-Gesprächsdokumentation auch eine vollständige Dokumentation des Schriftverkehrs hinterlegt. Beim Ausfall eines Mitarbeiters kann ein Ersatz ohne allzu große Informationsverluste einspringen und die Kunden betreuen.

Datensicherheit und Act!

Act! legt die Daten in verschlüsselter Form ab. Außerdem können Sie begrenzen ob und welche Daten der Mitarbeiter exportieren darf. Mit diesen beiden Punkten schützen Sie Ihre Kundendaten.  Auch die Smartphone-Lösung lässt ein Export der Daten in das normale Adressbuch nur zu, wenn dies ausdrücklich erlaubt wurde.

Eingrenzung der Sichtbarkeit der Daten

Je nach Unternehmensstruktur und Lieferanten kann es sein das die einzelnen Mitarbeiter unterschiedliche Postleitzahlen betreuen dürfen.  Die Sichtbarkeit von Daten wie Kontakte, Firmen, Historien und so weiter müssen deshalb abhängig vom Mitarbeiter und den Postleitzahlen sichergestellt werden. Mit Act! können Sie diese Eingrenzung der Sichtbarkeit umsetzen.

Mit Act! CRM vergisst keine Interessenten und Kunden

Der Mensch ist so aufgestellt, dass er die wichtigen Dinge in den Vordergrund schiebt. das bedeutet aber auch, dass ein Interessent, der sich im Moment nur für eine Datenblatt interessiert schnell in Vergessenheit gerät. Mit Act! CRM können Sie sich erinnern lassen und durch verschiendene Workflows dafür sorgen, dass Sie beim Kunden/Interessenten präsent bleiben.

Bedienbarkeit von Act!

Im Vergleich zu ziemlich allen anderen CRM-Systemen läst sich Act! sehr intuitiv und einfach bedienen. Eine Schulung ist nicht unbedingt notwendig, aber wir empfehlen eine eintägige Grundschulung. Natürlich kann man sich alles selbst erarbeiten, jedoch kann nach einer Grundschulung viel schneller mit Act! arbeiten und mehr aus Act! gewinnen.

Act! und Anpassungsmöglichkeiten

Act! CRM hat viele Funktionen mit denen Sie sich in sehr einfacher Art und Weise die Eingabefelder und Layouts anpassen können. Auch können Tätigkeitstypen Ihren Geschäftsvorfällen entsprechend definiert werden. Act! hat über 3.000.000 Anwender weltweit hat, deshalb gibt es auch viele Standarderweiterungen, Addons genannt. Hier nur ein kleiner Auszug:

• Smartphone App
• Integration in Google-Maps
• Telefon- und Skype-Integration
• Visitenkarten einlesen
• Übernahme von Daten aus sehr vielen ERP-Systemen
• automatisierte Übernahme von Kontaktdaten aus E-mails zur Lead-Generierung
• Übernahme von Excel-Listen oder Outlook-Daten
• Integration in Xing
• Anlage von zusätzlichen Tabellen, entsprechend Ihren Anforderungen
• unterschiedliche Layouts abhängig von z.b. vom Kontakt-Status wie Kunde, Interessent, Lieferant, … oder bestimmten Feldwerten wie Liefersperre oder Premium-Kunde.