Act! Teams bietet Ihnen die Möglichkeiten, Kontakte, Firmen, Gruppen und Verkaufschancen nur bestimmten Teams zuzuweisen. Dies erhöht die Datensicherheit, so das jeder Mitarbeiter nur die Informationen sieht die für Ihn auch wichtig sind.

Sie haben z.B. Vertriebsmitarbeiter und/oder Vertriebs Teams die unterschiedliche Bereiche abdecken. Sie sortieren hier nach Regionen mit PLZ, Produktgruppen, Kunden Art oder anderen Kriterien. Mit den Zugriffsberechtigungen können Sie Kontakte nur für bestimmte Teams oder Benutzer sichtbar machen. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken wie Sie sinnvoll damit umgehen und planen Sie das dementsprechend.

Act Benutzer oder Act Teams?

Sie haben in Act! die Möglichkeit die Zugriffsberechtigungen der einzelnen Kontakte/Firmen/Verkaufschancen auf einen oder mehrere Benutzer zuzuweisen. Dies birgt aber ein großes Risiko bzw. einen Mehraufwand. Geht ein Mitarbeiter müssen Sie alle die Kontakte wieder einem neuen Mitarbeiter zuweisen. Das selbe gilt, wenn ein Mitarbeiter die Region wechselt. Hier ist der einzelne Verwaltungsaufwand auf Dauer sehr hoch und kann im Chaos enden.

Die sinnvolle Alternative ist hier die Verwendung der Act! Teams. So können Sie einen oder mehrere Benutzer einem Team zuweisen und die Zugriffsberechtigung einem oder mehren Teams zuweisen. Als Beispiel den Teams: “Administrator”, “Alle” und “Vertrieb PLZ 25000 – 49999”. Hier findet dann bei einem Mitarbeiter Wechsel nur eine Zuweisung in das Team statt.

Teams planen:

Überlegen Sie sich wie Sie unterteilen wollen. Machen Sie hierzu eine Auflistung wer alles und wer nur eingeschränkten Zugriff haben darf. Halten Sie dabei die Struktur so flach wie möglich und verbinden Sie mögliche 1:1 Überschneidungen in ein Team.

In unserem Bespiel haben wir ein Unternehmen, welches den Vertrieb nach Nord und Süd aufteilt, eine Marketing Abteilung, sowie Buchhaltung und natürlich die Verwaltung:

Alles: Verwaltung, Buchhaltung, Marketing
Kunden Nord: Vertreib Nord
Kunden Süd: Vertrieb Süd

Sowohl die Verwaltung, Buchhaltung und das Marketing sollte auf alles zugreifen können. Somit können wir diese unter dem Team Namen “Alles” zusammenfassen. Der Vertreib wird dann nach Region Nord und Süd getrennt.

Nun kann man mit einer einfachen Suche alle Kontakte nach Region auflisten und die Rechte von öffentlich in eingeschränkt auf die Teams zuweisen.

Unser Fazit

Mit einer einfachen Planung kann man Act! Teams sich hiermit viel Zeit und Ärger sparen, aber eine erhöhte Datensicherheit gewähren. Dies entlastet Ihre Vertriebsmitarbeiter, sowie auch Ihre Act! Administratoren.

Sie haben noch weitere Fragen, oder benötigen Hilfe, dann kontaktieren Sie Ihren Act! Betreuer oder direkt uns.

Gerne zeigen wir Ihnen noch mehr Funktionen in einer unserer Administratoren Schulung.