Act! Telefonnummern richtig anlegen – erspart Ihnen viel Zeit. Dank Computer Telefonie Integration (CTI) und mobilen Endgeräten ist eine effizientere Handhabung der Telefongespräche gewährleistet. Es werden sämtliche Anrufer, deren Daten im CRM hinterlegt sind, direkt identifiziert – sofern die Telefonnummern im richtigen Format angelegt sind. Bei ausgehenden Anrufen können Sie das System für sich wählen lassen – ohne vertippen; bei eingehenden Anrufen wird Ihnen der anrufende Kontakt angezeigt. Damit können Sie sich optimal auf das Gespräch vorbereiten, denn Sie wissen immer, wer im Moment anruft und das bereits vor dem Abnehmen des Telefonhörers.

Wie werden die Act! Telefonnummern richtig angelegt?

Damit die Act! Wahlhilfe und Mobil-Telefonie richtig mit den Rufnummern umgehen können, sind mehrere Punkte zu beachten. Die Act! Telefonnummern richtig anlegen – gewusst wie – es ist nicht schwer.

1. Land der eigenen Kontaktes in Act! setzen

Für die Telefonie ist es sehr wichtig zu erkennen aus welchem Land der Anruf getätigt wird. Act! zieht sich für die Erkennung des Ausgangslandes das Land des persönlichen Kontaktes in Act!. Deshalb ist es sehr wichtig schon beim Anlegen des eigenen Kontaktes das Land zu setzen in welchem man arbeitet. Also wenn Sie in Deuschland ihren Arbeitsplatz haben, dann wählen Sie im Land Deutschland aus. Sollten Sie in Österreich arbeiten, dann eben Östereich und so weiter. Im Standard setzt Act! USA als Land ein.

2. Tipp: Vorbelegung des Landes eines Kontaktes in Act!

Je nachdem wie sich ihr Geschäftsumfeld gestaltet können Sie das Land für neue Kontakte vorbelegen lassen. Wir empfehlen bei mehr als 90% der Kontakte in einem Land in der Felddefinition die Funktion Standardwert zu verwenden, so dass das richtige Land gleich bei der Anlage eines neuen Kontakts vorbelegt wird. Somit werden die Telefonnummern in Act! mit der Ländervorwahl des Kontaktlandes richtig angelegt.

3. Ansicht und Kontrolle des gesetzten Landes für die Telefonnummer

Das Land kann für jedes Telefonnummernfeld wie zum Beispiel: Telefonnummer, Mobilnummer, private Telefonnummer und so weiter gesetzt werden. Es kann ja sein, dass ein Kontakt ein Büro zum Beispiel in Deutschland und der Schweiz hat. Je nachdem welches der Büros Sie erreichen möchten, sollte die entsprechende Ländervorwahl gewählt werden. Daher ist es sehr nützlich die Ländervorwahl bei der Rufnummer anzeigen zu lassen. Dazu aktivieren Sie die Option “Telefonnummern immer mit Ländervorwahl” unter dem Menüpunkt: Extras|Einstellungen|Allgemein

Anzeige der Landesvorwahl bei Telefonnummern in Act!

Sehen Sie die [1] vor der Rufnummer, dann wurde entweder das Land des aktuellen Kontaktes oder des eigenen Kontaktes vor Eintragung der Telefonummer nicht gesetzt, oder Sie haben Deutschland z.b. als DE oder als DEUTSCHLAND oder haben Germany geschrieben. Hierzu ist auch folgender Artikel sehr hilfreich.

4. Anlegen neuer Telefonnummerfelder und Durchwahlen

Beim Anlegen von neuen Feldern für Telefon-, Fax- oder Handynummern ist zu beachten, dass der richtige Typ “Phone” verwendet wird. Bitte tragen Sie Telefonnummern nie in ein Zeichenfeld ein, sondern immer in Felder des Types “Phone”. Durchwahlen müssen bei der Telefonnummer abgespeichert werden. Durchwahlen, die in einem separaten Feld abgespeichert werden, werden von der Telefonie nicht erkannt.  Allgemeine Informationen zu Rufnummern.

Probleme mit der Act! Wahlhilfe, HandHeldContact oder DIAL|IT – was ist zu tun?

Damit die Act! Wahlhilfe und Mobil-Telefonie richtig funktionieren, müssen die Telefonnummern mit der richtigen Ländervorwahl angelegt sein. Bitte beachten Sie die Hinweise oben. Sollten Sie Ihre Telefonnummern falsch angelegt haben, so haben Sie zwei Optionen:

1. manuelles Überarbeiten aller Kontakte und Telefonnummern
2. Reparatur durch einen zertifizierten Act! Partner.

Weitere Informationen zu Act! und Telefonie