Bei fast jedem Projekt hören wir die Frage: kann ich meine Termine in Outlook speichern und die Antwort ist: Ja, aber …

Termine in Outlook oder im CRM Kalender?

Natürlich ist Outlook der elektronische Terminkalender schlechthin. Fast jeder nutzt Outlook um seine Termine zu planen.

Warum empfehlen wir also statt Outlook den Act! Terminkalender zu verwenden?

Termine, die in Outlook erstellt werden, werden im Act! Kalender – bei eingeschalteter Sychronisation – als geblockte Zeit dargestellt, aber nicht dem verknüpften Kontakt oder der Verkaufschance zugeordnet. Das wichtige beim Einsatz eines CRM-Systems ist es aber, dass Sie die Historie eines Kontakts sehen können. Also die gesamte Kundenhistorie im CRM-System dokumentiert wird. Damit Sie in 1 Woche, 1 Monat, 1 Jahr oder in 3 Jahren, mit einem Klick sehen können: wann war in der Vergangenheit welcher Kundenkontakt durch Sie und ihre Kollegen bei diesem Kontakt bzw. dieser Firma und was ist zukünftig mit diesem Kunden/Interessenten geplant. Genau diese komplette Kontakthistorie bekommen Sie nicht, wenn Sie den Outlook Kalender verwenden.

Gründe für die Verwendung von Outlook

Synchronisation mit dem Smartphone oder Tablet:  hier empfehlen wir als Alternative den Act! HTML5 Client oder die Oneway Sync von Act! mit Outlook. HandHeld Contact ist eine weitere sinnvolle Alternative. Mit diesem Tool bekommen Sie alle Termine und die wichtigsten Kontakte automatisch auf Ihr Smartphone & Tablet synchronisiert.

Andere Mitarbeiter im Unternehmen müßen Termine wie Besprechungen und Kundenbesuche planen, haben aber kein Act!. In diesem Fall können wir mehrere Optionen aufzeigen:

1. Oneway Sync von Act! nach Outlook: damit sind ihre Act! Termine auch im Outlook Kalender verfügbar.
2. Den entsprechenden Mitarbeitern Zugriff auf Act! für Web geben (lesende Act! User  sind lizenzfrei). Mit diesem Zugriff können die Kollegen auch in Ihren Kalender sehen und dann entsprechende Termine planen.

Ich / meine Kunden / Interessenten arbeiten mit Besprechungsanfragen – was nun?

Sie können eingehende Besprechungsanfragen problemlos über Outlook beantworten. Diese werden dann automatisch in Act! eingetragen. Durch die E-Mail-Adresse ist eine 100% zu Ordnung zum CRM-Kontakt in Act! möglich. Ausgehend können Sie die Besprechungsanfrage über Acct! erstellen. Diese wird dann in Outlook geöffnet, sie können diese dann bearbeiten und versenden.

Warum raten wir von der 2-Way Sync zu Outlook ab?

Mit Act! v17 hat Swiftpage die Oneway-Sync eingeführt. Der große Vorteil: die Daten werden nur von Act! nach Outlook synchronisiert. Eine Rücksychronisation findet nicht statt. Bei der 2-Way  Sync (dies war der Standard bis Act! Version 16.3) werden die Daten auch zurück nach Act! synchronsiert. Jeder, der aber schon länger Outlook mit dem Smartphone sychronsisert, kennt sicherlich folgende Fehlerszenarien:

• Doppelte Kontakte
• Doppelte Termine
• Fehlende Termine
• Fehlende Kontakte

Ausgelöst wird dieses Problem durch die “fehlenden” UID in Outlook. Das heißt in Outlook hat kein Kontakt eine eindeutige ID. Dies hat zur Folge, dass Outlook immer wieder nur raten kann, ob dieser Outlook Kontakt dem Act! Kontakt entspricht. Daraus ergeben sich dann die Duplikate oder fehlenden Kontakte.