Wie kann der Zugriff auf Feldwerte in Act! gesteuert werden?

In Act! verwenden Sie die Sicherheit auf Feldebene, um den Zugriff auf Eingabefelder auf bestimmte Benutzer und/oder Teams zu beschränken. Zum Beispiel verwenden Sie die Feldsicherheit, damit nur bestimmte Benutzer oder Benutzerteams den Status für einen Kunden aktualisieren können, die anderen Benutzer können die Feldwerte zwar sehen aber nicht ändern.  Ebenso kann eine Standardberechtigung für alle Felder gesetzt werden.

Sie legen die Regeln der Feldsicherheit fest

Sie als Administrator entscheiden, welche MitarbeiterInnen welche Felder sehen, erstellen bzw. verändern können. Für alle Kontakt-, Firmen-, Gruppen- oder Verkaufschancen-Felder ist diese Sicherheitsfunktion möglich.  Den Zugriffsschutz können Sie für ein neues Feld aktivieren oder auch für bestehende Felder nachträglich anpassen. Die Feldsicherheit kann jederzeit  (de)aktiviert bzw. angepasst werden, je nachdem wie sich die Anforderungen ändern. Sie können die Berechtigungen einzelnen Act! Benutzern oder auch Teams zuordnen.

Wie wird die Feldsicherheit eingerichtet?

Melden Sie sich als Benutzer mir Administratorenberechtigungen an Ihrer Act! Datenbank an. Über den Menüpunkt Extras | Felder definieren … rufen Sie den Dialog auf. In der linken Auswahlliste unter Felder verwalten finden Sie den Menüeintrag Feldsicherheit. Nun wählen Sie das entsprechende Feld aus und setzten die gewünschten Sicherheitsrollen für alle Benutzer, einzelne Act! User oder Teams.

Die Berechntigungen sind nun auf Feldebene festgelegt, das heißt diese gelten auf allen Layouts und können dort nicht umdefiniert werden. Auch in der Listenansicht dürfen die Felder je nach gesetzter Feldischerheit nciht bearbeitet werden.

Welche weiteren Möglichkeiten gibt es zur Feldsicherheit?

Möchten Sie die Feldsicherheit nicht auf Feldebene setzen oder Änderungen zulassen, diese aber nachvollziehen? Dann können Sie für ein Feld in der Felddefinition die „Überwachung“ setzen. Das bedeutet, dass Änderungen der Feldwerte in den Historien protokolliert werden. Es lässt sich also nachvollziehen wer wann den Wert eines Feldes geändert hat.

Das Addon LAYOUT|SWITCH bietet Steuerlemente an. Mit den Read-Only-Texteingabefeld können Sie auf den einzelnen Layouts die Sicherheit der Eingabe auf Feldebene konfigurieren. Verwenden Sie das read-only-Steuerelement, wenn der Endanwender die Werte nicht ändern darf. Sie können hier sogar die Sicherheit so gezielt einsetzen, dass zum Beispiel für Interessenten Felder geändert werden dürfen, jedoch nicht für Kunden.