Persönliche Dokumente mit Ihrer handschriftlichen Signatur
Sehr viel Kommunikation mit Kunden verläuft mittlerweile via E-Mail. E-Mail ist ein im Kundenkontakt sehr wichtig geworden, oftmals wird aber das Corporate Design vernachlässigt. Eine E-Mail mit persönlicher Unterschrift und im Corporate Design der Firma hat einen großen Einfluss auf das Ansehen, welches Kunden bezüglich des Unternehmens entwickeln. Deshalb lohnt sich die zeitliche Investition in E-Mail-Vorlagen oder auch Vorlagen für andere Dokument.
CRM-Integration und Mitarbeiter-Signatur
In Outlook kann jeder Anwender die Signatur mit persönlicher Unterschrift hinterlegen.
Was aber, wenn Sie gemeinsame Vorlagen für E-Mails, Briefe und sonstige Berichte aus dem CRM-System verwenden möchten?
Für jeden Mitarbeiter eine extra Vorlage generieren mit der persönlichen Signatur? Sehr zeitaufwendig und fehlerbehaftet. Sehr schnell werden bei Vorlagenanpassungen Updates vergessen oder nur teilweise für die Kollegen umgesetzt.
Act! bietet ihnen die Möglichkeit in Vorlagen und Berichte Feldinformationen aus dem eigenen Datensatz zu integrieren. Diese werden dann in den Vorlagen wie folgt dargestellt. Der Platzhalter für die Feldinformation steht in <…> Klammern, MY steht für meinen persönlichen Kontakt, also der Kontakt des jeweils angemeldeten Act! Benutzers. Der Doppelpunkt trennt dann den jeweiligen Feldnamen.
<MY:Contact> <MY:Title> <MY:Company> <MY:Signatur>
Somit können Sie für jeden Mitarbeiter (= Act! Benutzer) die persönliche Signatur als gescanntes Bild oder als Textfeld mit einer speziellen Schriftart hinterlegen. Bei Generierung des Dokumentes werden dann diese Informationen übernommen. Dazu legen Sie unter den Kontaktfeldern ein weiteres Feld Signatur vom Datentyp Zeichen oder Bild an, abhängig davon ob Sie sich für eine Bild-Signatur oder Text-Signatur entscheiden.
Handschriftliche Signatur – Möglichkeiten zur Reproduktion:
- Scannen der Unterschrift und Erstellen eines Bildes der Unterschrift mit transparentem Hintergrund (Ablage in einem Act! Bild-Feld, Bild-Signatur)
- Fonts aus Handschriften erzeugen und in einem Textfeld ablegen; im Internet findet man dazu einige Tools (Ablage in einem Act! Text-Feld, Text-Signatur )
Welche der beiden Möglichkeiten Sie für die handschriftliche Signatur einsetzen möchten ist Ihnen überlassen. Für die eingescannten Unterschriften bietet es sich an diese im gif-Format abzulegen, damit hat das Bild einen transparenten Hintergrund und dieser überlagert keine weiteren Informationen. Schriftarten aus Handschriften zu generieren kann bei sehr vielen Mitarbeitern sehr aufwendig werden.
Weitere interssante Beiträge zu diesem Themenbereich sind: