Firmeninformationen vererben: Act! bietet dem Anwender verschiedene Funktionen Firmen und Kontakte zu verknüpfen. Informationen aus Firmen können auch auch die verlinkten Kontakte vererbet werden. In diesem Beitrag erfahren Sie bei welchen Funktionen die Vererbung von Firmen- auf Kontaktebene gezigen wird.
Firmeninformationen vererben
Einrichtung der Vererbung
In verschiedenen Beiträgen haben wir bereits folgende Funktionen vorgestellt:
- Verlinkung von Firmen und Kontakten
- Einrichtung der Feldvererbung
- Neuanlage von Datensätzen: Kontakt aus Firma erstellen
Folgende Frage bekommen wir immer wieder von Seiten der Act! Anwender zum Thema Firmeninformationen vererben: Welche Funktion veranlasst die Vererbung von Firmendaten auf Kontaktebene? Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen die Funktionen vor, die keine Vererbung nach sich ziehen und die, die Firmeninformationen vererben.
Firmeninformationen vererben auf Kontaktebene
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass in Ihrer Act! Datenbank Felder für die Vererbung konfiguriert sind. In Act! finden Sie einige Funktionen, um neue Firmen und Kontakte zu erstellen. Für die Vererbung von Informationen von der Firmen- auf die Kontaktebene sind folgende Funktionen von Interesse:
- Erstellung eines Kontaktes aus einer Firma
- Erstellung einer Firma aus einem Kontakt
- Anlage eines neuen Kontaktes (in der Kontaktansicht)
Erstellung eines Kontaktes aus einer Firma
Vorgehensweise: Sie befinden sich im Act! Firmenmodul.
Über den Menüpunkt “Firmen | Kontakt aus Firma erstellen” können Sie aus einer Firma einen Kontakt erstellen. Der Anruf dieser Funktion veranlasst einen Wechsel in das Kontaktmodul. Es wird ein neuer Kontakt angezeigt mit Informationen aus der Firma. Der Kontaktname bleibt leer. Diesen müssen Sie noch eintragen. Es wird auch zeitgleich der Kontakt mit der Firma verlinkt.
WICHTIGER Hinweis:
Nutzen Sie hingegen die Funktion Neuen Kontakt in der Toolbar der Firmenansicht, so wird ein unabhängiger neuer Kontakt erstellt.
Das heißt es zieht keine Vererbung von Informationen noch eine Verlinkung mit der aktuellen Firma.
Erstellung einer Firma aus einem Kontakt
Vorgehensweise: Sie befinden sich im Act! Kontaktmodul.
Über den Menüpunkt “Kontakte| Firma aus Kontakt erstellen” können Sie aus einem Kontakt eine Firma erstellen. Diese Funktion ist nur aktiviert, so lange der Kontakt mit keiner exitierenden Firma verlinkt ist. Der Anruf dieser Funktion veranlasst einen Wechsel in das Firmenmodul. Es wird eine neue Firma angezeigt mit Informationen aus dem Kontakt, in den verlinkten Feldern. Der Firmenname wird aus dem Kontakt übernommen. Es wird auch zeitgleich der Kontakt mit der Firma verlinkt.
Anlage eines neuen Kontaktes
Vorgehensweise: Sie befinden sich im Act! Kontaktmodul.
Über den Menüpunkt “Kontakte| Neuer Kontakt” können Sie einen neuen Kontakt erstellen. Es werden keinerlei Daten aus einer Firma vorbelegt. Sollten Sie Standardwerte definiert haben für Felder, so werden diese gefüllt, ansonsten bleiben die Datenfelder leer.
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